某公司证照、印章及介绍信管理制度.doc

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证照、印章及介绍信管理制度(暂行)
第一章 总 则
为规范公司证照资料、印章、介绍信的保管及使用审批程序，确保证照资料、印章、介绍信的保管及使用，特制定本工作规范。
本守则适用于公司全体从业人员。
第二章 适用范围
公司各类证照资料、印章、介绍信的保管；
公司各类证照资料、印章、介绍信的使用。
第三章 名词解释
证照资料（包括但不限于）：营业执照（正副本）、法定代表人证、组织机构代码证（正副本）、税务登记证（国税、地税）、高新技术认证、专利证书等；
印章：包括公司公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法人章等；
介绍信：派人到其他单位联系工作、了解情况或参加各种社会活动时用的函件，用以介绍身份以及联系接洽事宜。
第四章 管 理
第一条 证照
一、保管：
公司营业执照（正副本）、法定代表人证、组织机构代码证（正副本）、税务登记证（国税、地税）、高新技术认证、专利证书等由综合行政部负责管理，综合行政部指定专人负责保管；
二、使用：
（一）证照资料原件如需携带外出，外借人员必须填写《证照借用申请单》，经部门负责人审核，副总裁签批同意后方可外借；
（二）外借证照资料原件使用完成后,借用人员须立即将证照原件归还至管理员处，双方同时在《证照借用申请单》如实填写归还情况并签字确认；
（三）使用证照资料复印件时，应填写《证照复印件使用申请单》，经部门负责人审核，副总裁签批同意后方可使用，并加盖“再次复印无效”印章；
（四）使用需加盖公章的证照资料复印件，应按照印章使用审批流程要求，完成公章使用审批流程，同时填写《证照复印件使用申请单》，经部门负责人审核，副总裁签批同意后方可使用，并加盖“再次复印无效”印章；
三、各类证照的管理部门，必须严格按照工商、税务、国土等有关部门的要求，按时办理各种证照的年检、变更、更换等工作，保证公司经营主体符合法律法规的要求；
第二条 印章
一、刻制：
公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章的刻制必须符合国家关于印章刻制的相关规定，根据公司的需要，填写《印章刻制申请单》完成相关签批手续后才可到公安机关办理刻制手续；
二、保管：
（一）公章、合同专用章由综合部指定专人负责保管；
（二）法人印鉴章由财务部出纳负责保管；
（三）发票专用章由财务部会计负责保管；
（四）财务专用章由财务负责人负责保管；
（五）职能部门章由部门负责人负责保管；
（六）各类印章应保管于指定位置，不得随意放置、转交或委托他人代保管；如遇指定管理人员休假或特殊情况外出需移交的，必须由部门负责人指定专人代替管理。移交时必须办理书面交接手续，同时在第三人见证交换的情况下完成交接工作，不得私自转交；
（七）各类印章如遗失或被盗，除事发后立刻上报部门负责人外，还应向当地公安机关及印章备案管理机关报案，并立即依法办理印章作废的各项手续。
三、公章和合同专用章的使用：
（一）用印部门必须如实填写《用印登记表》，用印文件及资料须按使用事由经部门负责人审核，副总裁审核，总裁签字审批；
（二）签批后用印部门经办人员将《用印登记表》原件及需加盖印章的文件资料一并交由印章管理人员审核后用印；
（三）已完成并通过审批流