文件编写格式规范.ppt

文件编写格式规范&文件管制记录大纲?文件总体结构规范?文件排版规范(封面及正文内容) ?文件编制、审批及批准职责?文件分发、签收及使用与保管?外来文件管制?记录管制文件总体结构规范?程序文件及作业指引都由封面、正文及附件三大部分组成。文件章节规范: : 说明为何要编制该文件; : 对该文件的适用范围予以说明; : 描述文件界定的任务由哪些部门负责完成; : 描述该文件涉及到的较专业的术语的解释; 、设备、环境要求: 描述该文件所涉及到的工具、设备及环境的要求(此点适用于 SOP ); : 详细描述程序/指引的作业过程; : 描述是否有流程图(通常作为附件) ; : 列出与该程序文件有相关性的文件及相应编号,方便在必要时可适当参考; (此点适用于程序文件) ; 9. 相关记录: 列出该程序文件涉及的质量记录表格及相应编号。文件排版规范?程序文件及作业指引封面格式规范: 程序文件及作业指引封面内容由页眉/页脚(本公司 Logo 、编制部门、文件名称、文件编号、文件版次、页次等)、文件修订履历表、签字栏构成。公司 LOGO 图标位于页眉右侧; 空白表格格式模板由页眉(公司 Logo 、表格名称)及页脚(文件编号、文件版次)构成;?文件正文及内容规范: 1. 字体要求(宋体) 2. 字号要求(正文-小四;标题-五号) 3. 框线/字间距/行间距要求(系统默认值) 4. 文件编号 5. 文件签名及日期(需签写全名,日期方式为-年月日) 文件编制、审批及批准职责文件类型编制单位审核/会审批准部门审核内容审核格式审核一级文件管理类质量/环境/GP 手册质量中心管理者代表所有相关部门文控中心总经理二级文件程序文件职能部门主管领导所有相关部门管理者代表三级文件流程性作业指引职能部门部门负责人所有相关部门主管领导技术类标准类文件职能部门部门负责人所有相关部门主管领导生产、检验、设备操作类作业指引职能部门部门负责人所有相关部门主管领导其它技术、工程文件职能部门部门负责人/相关文件规定四级文件质量/环境/GP 记录随附一、二、三级文件之制订/审核/批准外来文件/部门负责人备注:文件会审时需明确文件需求具体份数(各部门具体需求份数) 文件分发及签收?工程标准、图纸等文件资料因外发加工需发放到对应供方时,外协部门应填写《外发资料申请单》交工程部审批,并负责建立对供方的文件发放记录。?文件需求申请时,需正确注明申请文件之名称和附件交由文控中心编写受控编号。单独申请的新表单或表单升版时, 申请人需要在 2个工作日内将表单提供给文控中心统一发行。?文件有保密要求的,接口部门应与收文单位签订保密协议?一/二/三階内部文件分发时加盖“受控文件”章,各部门文件接口人在《受控文件分发与回收清单》上签收。文件对外发行时,文控加盖“参考文件”章。?空白记录表格以纸档分发并要求收文人员签收,保持 T盘《记录清单》和空白记录表格最新状态。空白表格申购时(印刷)需拿至文控中心确认签核后方可申购,另日常常用表格可至 T盘查询列印。?受控文件/表格发布后,文件编制部门应对相关部门和文件执行人员进行新文件导入的培训,说明文件及表格的使用及填写方法,注意事项等相关内容。?发放新版文件,须收回失效或作废的文件。所有文件的发放更改记录由文控中心妥善保存。文件分发印章印章类别颜色印章用途说明受控文件蓝色正式的受控文件发行时使用作废文件红色标识回收的或已过有效期的作废文件时使用外来文件红色外来文件识别参考文件红色非正式受控文件的识别; 需带出至供应商或相关方的文件上的标识文件保管?受控文件原档由文控中心统一保管?正式发行之文件由接收部门妥善保管,使用部门应指派专人对本部门文件进行管理,并建立部门《文件清单》以便于查询管制。现场使用文件须尽可能放置现场作业场所,同时必须保证为最新版本。?正式发行的文件,任何单位及个人不得在文件上划线,标注任何标记或涂改其内容,更不得私自影印。?文件如有破损、缺页、字迹模糊、份数不够需补发时,由需求部门填写《文件补发申请单》,经文控中心负责人审批后由文控中心补发并相应地收回原使用文件。文件审查&评审?文控人员不定期对各部门现场所使用文件、记录的管理控制进行检查,以确保文件管控的有效性。?对所有文件和记录的有效性、实用性进行评审(每年至少一次),以确定其适用性。?针对程序文件和流程性作业指引,在文件受控发行两周后, 检查文件是否被执行;在文件受控发行后一个月内,确认文件执行效果。?针对标准类 SOP 和 TCN/ECN 等文件,在文件受控发行后一周内,检查文件是否被培训、员工能否口述其中的内容。文件修订?文件编制部门或使用部门在执行过程中