会议管理案例分析.doc

秘书考试(四级)复之会议管理——案例分析
案例一
英豪公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、销售二部经理人选等问题,在会上,还将进行东部地区销售情况的总结、销售一部关于内部沟通问题的发言。如果你是秘书,请制定一个会议议程表。 ﻫ英豪公司销售团队会议议程表 ﻫ公司销售团队会议将于5月25日星期一上午九点在公司总部的三楼会议室举行。
宣布议程。　
说明有关人员缺席情况。 ﻫ宣读并通过上次会议的记录。　ﻫ东部地区销售情况总结。
销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。 ﻫ公司销售人员的招聘和重组。
销售二部经理的人选。　ﻫ下季度销售目标。 ﻫ案例二
公司准备在暑假召开一个各部门负责人的培训会议，经理让秘书钟苗选择一个会议地点,钟苗经过仔细考虑，预定了位于市郊风景区的一家酒店，价格相对便宜,而且风景宜人。经理及参加培训的人员都很满意。 ﻫ点评:由于该会议的参加者都是本单位人员,可一起驱车前往,所以郊外是比较理想的选择,不但价位适中,而且位于风景区,可使与会者身心放松。
案例三 ﻫ名山公司要召开２００3年度总结大会,作为大会工作人员的王琴主要负责会议文件材料工作。会前王琴进行会议筹备有关信息的搜集,为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备。年度大会的工作报告非常重要,包括一定时期的工作总结、体会或者经验,对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。为此，王琴有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况。会议期间王琴认真做好会议记录，力求会议记录准确、完整,忠实发言人的原意，并进行会议发言录音和录像。为了使会议信息尽快传递给与会者，她及时编写会议简报、使会议达到良好的效果。会后王琴认真编写会议纪要,作为与会代表贯彻执行的依据,推动会议精神的贯彻落实,她还搜集齐会议期间所有文件材料,及时整理有关会议文件,为会议文件的归档打下基础。王琴大会期间的表现赢得了大家的一致好评。　
点评:会议信息流动和处理是否科学、务实、有效，直接影响会议的质量和效率,影响会议的实际效果。王琴的会议信息工作实际上是确保会议信息有效流动，实现会议目的的工作。考试大编辑整理ﻫ案例四 ﻫ天地公司年底为表示对客户的谢意,召开了客户联谊会,会后共进晚餐。负责接待工作的秘书钟苗根据上司的指示和宴会惯例,安排桌次座位。这次宴会共设3桌,餐厅正面靠墙为主桌,编1号,靠入口处为2、３号桌,摆成三角形,突出主桌。重要客户在主桌。为方便来宾入席，钟苗特意做了座位名签,并摆在桌上。但由于这次联谊会时间紧,与会人员名单确定得晚,钟苗在抄写时漏了应便在主桌的一位重要客户,结果致使该客户入席时找不到座位，出现了十分尴尬的场面。 ﻫ点评:秘书钟苗在安排会议晚宴时，只注意到桌次的正确安排和名签的摆放,但忽略了对人员和名签的核对,致使重要嘉宾未能受到应有的礼遇,给组织的公关工作造成了不良的影响。　ﻫ案例五　ﻫ某公司要举办成立大会，请了有关单位的领导参加，秘书小李负责嘉宾的邀请。她用电话通知各位嘉宾，但有的嘉宾电话没通,所以没有找到,事后她把这件事忘掉了，会前也没和嘉宾再次确认。对于重要嘉宾发出了邀请函,但邀请函不是十分美观,比较简陋。结果开会那天，来的嘉宾很少。 ﻫ点评：秘书小李的做法有许多不妥之处。邀请嘉宾是一项重要的工作,一定要抓