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文书档案管理办法
文书档案管理办法
文书档案管理办法
总　则
为规范控股集团、各产业集团及下属公司文书档案的管理,依据《档案管理制度》并参照国家有关法律、法规,结合集团实际情况，特制定本办法。
本办法规定了控股集团、各产业集团及下属公司的文书档案的归档管理内容、整理方法及移交程序。
文书档案是指控股集团、各产业集团及下属公司在经营管理、生产管理、行政管理、党群管理等职能管理活动中形成的、应归档保存的各种形式的记录材料.
归档管理
归档范围
文书档案归档范围详见《文书档案分类、归档范围及保管期限表》（参见附件)。
归档时间
属于文书档案归档范围的文件,应按照归档时间（每年3月底、9月底前为归档时间)及时归档，任何单位及个人不得将归档文件据为己有;
电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致;
重要文件应随办随归，如产权变动产生的文件、机密文件等。
归档要求
归档实行承办单位和承办人负责制；
归档文件原则上一式一份，重要文件可归档多份；
归档的文件应为原件。没原件的归复印件，并加盖公章;
、字迹材料、装订材料,应符合档案保护要求。不得采用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水书写;，印章不得采用印台油.
归档手续
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各职能部门兼职档案员在归档材料整理完毕后填写文档移交清册（参见《档案管理制度》），一式两份，签字确认；各单位档案管理人员依据《文书档案归档范围与保管期限表》（参见附件），对归档文件材料及目录进行检查,核准之后,在文档移交清册上签字确认,正式接收；
文档移交清册一份由各单位档案管理人员归档，一份由相关职能部门兼职档案员保存。
档案整理
整理要求
整理应遵循文件材料形成的顺序,区分不同价值,便于保管和利用;
归档文件材料应齐全、完整、准确,已破损的文件应予以修复；字迹模糊或易褪变的文件，应予复制，并将复制件附于原件后一并归档；
文书档案整理以“件”为单位，具体表现形式为：
单份文件;
正本与定稿合为一件；
正文与附件合为一件；
文件处理单与正文合为一件；
原文与复印件合为一件;
转发文件与被转发文件合为一件;
各种报表、名册、图册、书刊等一册（本）为一件；
会议记录以每次会议为一件（用记录本的,一本为一件)；
编辑成册的会议材料为一件；
来文和复文为一件。
归档文件的分类采用年度-类别进行分类,不同年度的文件不放在同一卷内。即：
跨年度的请求与批复，放在复文年立卷;
没有复文的，放在请示年立卷；
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跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；
跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。
卷内文件材料排列顺序：
批复在前,请示在后;正件在前,附件在后；转发文在前，被转发文在后；
印件在前,审定稿在后；重要法规性文件的历次草稿、修改稿依次排列在审定稿之后；
各类文件决定性文件在前，依据性材料在后。
档号编制
档号编制原则
，一个代码只表示一个编号对象；
合理性原则；
,一般不应随意改变。改变档号时，应注明原档号；
档号的结构及编制方法
按全宗号-年度-类别号—案卷号—件号方式编制,各段编号之间用“—”号分隔；
全宗号。全宗号由集团档案管理部门指定给每个单位，采用各单位名称汉语拼音首字母,以四位代码以内为宜；
类别号。类别号是档案类目的代码。参照国家有关规范,由集团统一制定。集团文书档案类目分三级（参见附件),确有必要可以在三级类目下设四级类目，如采用四级类目，应制定相应的规则并报集团备案；
案卷号。案卷号指案卷排列的顺序号，从1号开始流水编号,不应有空号;每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号;
件号。按件存档的文件，不整卷装订，卷内每份文件用不锈钢钉单件装订,在每份文件右上角加盖档号章并填写档号；件号按其排列次序流水编号,.
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案卷号（总第9卷）
三级类目（1为争议解决中形成的文件材料）
二级类目（2为法律事务监察） 类别号
一级类目（1为行政管理）
年度
全宗号（集团公司全宗代号）
HNKG—2011 — 1 2 1 — 9
例1：集团公司20１1年度第９卷案卷编号方式为：
例２