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时间管理的改进方法
中国企业管理培训学院副教授
美国培训与发展协会高级训导师
西奥多企业管理顾问有限公司首席咨询
舒晓东博士
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方法之一:消除电话干扰
原因分析
电话是必须的,设法对次做出评价,也不认为电话是浪费时间的重大因素,所以处理起电话来没有计划。
喜欢与下属或公司各部门进行电话交往,电话多表示自己不可缺少和繁忙
总想与下属或上司及时沟通,对细节或小事感兴趣。
缺乏有效的授权,下属依赖性太强,总是不断的请示和汇报,不厌其烦地请求指导和帮助。
接听和打电话没有时间限制、事实不完备、未列出讨论项目、谈话内容涉及范围广,不着边际或详尽答复政策。
缺乏自我约束、惟恐得罪和冒犯别人,无法有效的结束电话。
改进方法
首先做一次电话记录,记下电话来源、内容、接听时间等,分析电话的重要性及其对正在做的事情的影响,正确对待电话和做出处理计划。
客观看待电话的作用和自己的地位,有些电话对工作没有任何意义。重要与否是要与你的工作相关。
你是经理不再是业务员,有效的沟通是必须的,摒弃对小事和细节的过分关注。
培养和锻炼下属的能力,分配其职责,实施有效的授权,适当的指导和帮助是有其一定限制的,不是无限的。
着手制订电话计划,对时间、需要事实、讨论项目、谈话内容的范围、答复的方式等做出严格的规定并执行。
严格按照计划行动,采取有效的交谈技巧,简洁明确地进行电话交谈,使用谈话的一些结束技巧。
无法有效的管理秘书,让其代为接听一些无效或不太重要的的电话。
阻挡电话无效。
没有秘书。
打错的电话。
职责不清。
落后的电话系统。
明确秘书或助手的职责,提醒需要注意的重要事项、终止无效的电话、训练秘书等接听并过滤电话。
分析电话、制订阻挡电话,与同事或下属及秘书共同阻挡无用电话。
是否需要秘书做出研究,如果工作量大马上配备。不需要则自己拟定处理电话的计划,按照上述有关方法加以改进。
配备人员名单及相关的电话号码本,规定电话的时间和各相关人员的职责和答复方式,说明自己接听电话和解决问题的范围。
与上司、同级、下属明确每一个人的职责和详尽的工作分工,以防打错电话、职责纠缠。
改进和完善电话系统及设备,使之符合高效优质的工作需要。
方法之二:消除不速之客
原因分析
来者不拒、经常被打扰,不能认识到其严重的后果,所以处理来访无计划。
过高估计自己的作用、爱热闹、喜交往,有较强烈的会客欲望。
想保持消息灵通,事事过问导致下属事事请示,没有躲避计划。
缺乏授权,权力欲望过重,不相信下属、要求下属多汇报,自己多签字,其实总是在替下属背猴子。
无法结束来访,不切实际的时间估算,会谈经常跑题,抓不住关键。
不愿意说访谈结束或拒绝之类的话。
改进方法
做出每周的来访计划、实行预约,把公事和私事以及预定和未预定的回谈加以区别,深刻认识不速之客干扰的破坏性。
客观分析自己的重要程度,会谈的必要性,控制性格的缺点,区别公事和私人交往。
制订躲避和拒绝计划,用适当的方式保持信息沟通,改变事事过问的不良习惯。
有效授权,不把持过多的权利,培养提高下属处理问题的能力,简化工作程序,防止下属的反授权。
必须事先提出会谈时间,对会谈内容实施有效控制,抓住主要和关键内容。
学习拒绝和结束会谈的有关技巧,走到门口或作些提示性的动作及语言;或让秘书做出提醒之类的举动,表明你有要事离开。
实行开门办公,招致顺路来访者增多,公司或部门已经养成随时访谈习惯。
助手或秘书阻挡来访无效。
没有配备得力的助手或秘书。
走错门或找错访谈人的访谈者。
各部门或下属人员职责不清,办公室设置职责冲突,导致相互影响和干扰。
开门办公不是真正的打开门使不速之客随意来访,重新颁布公司或部门劳动纪律,不允许随便访谈。
培养、训练助手和秘书,有效实施阻挡计划,或由他们直接处理一些事情。
根据需要配备训练助手和秘书,充分发挥下属的职责和发挥作用。
室外有明确的标志及指示,杜绝次类现象的发生。
明晰下属及部门之间的职责、管辖范围,办公室设置要合理、分清职责,减少人为制造的访谈干扰的障碍。
方法之三:消除无效会议
原因分析
开会成了惯例,会前不制订计划、预期效果、加以贯彻和实施,即经常是没有任何目的的开会。
没有会议议程,对会议的组织或控制没有计划和决策。
开会时间和地点选择不当,与会者与会议内容关联很少或无关联,会议通知不全面。
召集会议过多或过滥,或会议缺乏有效沟通,与会者三但两两进场。
改进方法
重新审视每次确定会议的必要性,事先预定会议计划、会议议题、会议目的、预期效果等相关内容,没有这些请不要开会。
没有事先的会议控制和充分组织就不要开会,做出计划期望结果和决策的拟定,确定会议的功能。
根据会议内容、与会人员状况等选定合适的地点和时间、相应的会