建设工程文件归档整理规范.ppt

建立工程文件归档整理标准
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第一章：工程档案的概念
一、工程档案的定义：
建立工程工程在建立过程中，从筹划立项直至竣工并投入使用的全过程中将直接形成了大量的工程文件，包括文字、图表、声像、模型、实物等各种形式的记录，按档案的整编原那么进展整理、编目、立卷后便形成建立工程档案，作为本建立工程的历史记录。概括起来建立工程档案的定义可以简述为：
建立工程档案是在工程建立活动中直接形成的，具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录、简称工程档案。
工程档案源于建立工程文件。建立工程文件是在工程建立过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图及竣工验收文件五局部。工程文件包含的五局部文件内容具体定义为：
工程准备阶段文件，即工程开工以前，在建立工程立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段的文件。
监理文件，即监理单位在工程勘察、设计、施工等监理过程中形成的文件。
施工文件，即施工单位在工程施工过程中形成的文件。
竣工验收文件，即建立工程竣工验收活动中形成的文件，一般由建立单位收集、整理而成。
竣工图，即工程竣工验收后，真实反映建立工程结果的图样。
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第一章：工程档案的概念
二、工程档案的特点：
1、技术的综合性
技术的综合性是工程档案突出的特点。外表上看起来，一个建立工程，一个单位工程是一个独立的建筑物、构筑物，与城市其他建立工程关系不大，可以独立存在，但实际上是相互关联、相互依存、相互制约的。
建立工程自身的建立技术也是综合性的。工程建立中涉及到的专业多。
2、形成领域的广泛性
专业的广泛性、建立单位的广泛性、形成文件部门的广泛性。
3、内容的专业性
〔1〕城建专业文件：
建立工程产生的文件是建立活动的真实记录，带有非常明显的专业性。工程档案主要是由工程建立各专业文件构成，例如：立项文件，它是建立工程的依据；土地、勘察、测绘文件它是设计工作的根底材料；设计文件，它是实现立项要求、工程施工的依据；施工、监理文件，它是立项抉择的具体落实；竣工验收文件它是建立成果的认定。再如建筑安装工程可分为土建、电气、给排水、智能等专业文件。因此，建立过程中产生的各种工程文件的内容属于城建专业性质，它们按照专业特点和自身固有的规律又严密的联系在一起。
〔2〕与本工程相关的非城建专业文件
一个建立工程产生的文件设计到人文、地理、经济、政治、文化等各个领域，这些文件都于建立工程直接或间接相关，归入建立过程各阶段各专业文件中。
4、工程文件的系统性
根本建立程序各阶段文件是一个整体；工程建立技术成果
5、记录形式的多样性
6、利用的时效性
7、管理的动态性
8、建立周期长
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第一章：工程档案的概念
三、工程档案的作用：
城建档案的作用主要表现在三个方面：
1，为工程本身的管理、维修、改建、扩建、恢复等工作提供依据；
2，为城市规划、工程设计、城市建立管理、产权产籍、工程备案等提供可靠的凭证；
3，作为历史查考、总结经历、技术交流、科学研究的信息资源
四?标准?出台的意义
加强建立工程文件的归档整理工作。
统一建立工程档案的验收标准
建立完整、准确的工程档案
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第二章城建档案报送的根本规定，
一、
包含五层意思
1〕、建立单位在工程经理部成立之初，指派专人或兼职人员负责档案工作，大型工程有机构，有专人。
2〕、签订承包合同时，应有档案条款，特别指出：监理有监理档案的责任。
3〕、明确归档人员的职责范围，保证档案的真实、完整。
4〕、工程档案的收集和积累，作为工程档案管理机构和人员的考核内容。
5〕、提高人员的政治素质、技术素质〔工程、档案两方面〕和品德修养。
2、
1〕套数：最少两套，以满足工作需要的最少套数为准，具体应由建立单位确定，但需在合同中明确。
费用；纳入工程预算，在合同费用栏目中表达。一般费用标准：编制首套档案的费用为设计费的5-10%，以后复制约为首套费用的10%。
2〕收集和整理档案，可能因工程持续时间不同而很长，要注意收集，集中保管
3〕建立单位可自行负责归档工作，亦可委托监理单位代理。
不管由谁负责收集，汇总，最后都由建立单位归档，但具体工作需各单位共同完成。
必须取得工程档案验收认可文件，此件为备案的必备文件。
3个月内报送。
3、
强调立卷〔后面细讲〕，不能零乱。
4、明确归档的流程
5、档案管理机构的职责。
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第四章、建立工程文件的归档范围：
本条标准规定各城市根据本地情况适当拓宽和缩减。
一、 工程准备阶段文件
准备阶段形成的文件：指工程开工前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投