集团公司档案管理办法.docx

****集团
档案管理方法
第一条 为了加强集团公司档案管理，更好地做好公司各类文件、工程投资、融资、建立、回购管理效劳等档案管理工作，根据?中华人民共和国档案法?及省市有关制度要求，结合集团公司档案工作实际，特制定本方法。
第二条 本方法所指的档案，是公司在职能活动、工程管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同门类和载体的历史记录。即：文书、会计、科技〔基建〕、声像、荣誉、实物等档案。
第三条 公司在工作中形成的各种门类和载体的档案〔包含电子档案〕，交由综合部集中统一管理，任何人不得将应归档的文件、材料占为已有。
第四条 公司档案管理由各职能部门组成，建立起完整的档案管理体系。
第五条 公司档案管理在分管领导及综合部部门经理的领导下开展工作，并承受上级档案主管部门的指导、监视和检查。
第六条 公司综合部设专〔兼〕职档案人员一名，集中统一管理集团公司各门类和载体的档案，具体负责公司日常档案管理的立卷、归档、使用等各项业务工作和对公司各部门及工程标段档案工作的
监视、检查、指导工作。
第七条 各部门设兼职档案员，负责本部门文件材料的收集、平时立卷、整理和移交工作，并承受公司综合部业务的指导、检查。
第八条 文书档案
〔一〕文书档案归档范围。但凡记载公司主要职能活动，具有考察价值的各种门类和载体的真实记录都属工程档案的归档范围。
〔二〕档案分类。公司档案分类按国家档案局发布的企业十大类分类标准执行。
〔三〕档案材料收集移交。各部门形成的文件材料由该部门兼职档案员负责收集，并做好平时整理、立卷工作。各部门兼职档案员将平时本部门处理完毕的文件材料按归档类目收集积累，分类存放在文件夹中，在第二年初将已经承办完毕的文件材料按归档类目进展整理于二月底前向综合部移交，并办好移交手续，工程相关资料在工程交工验收竣工决算办理完毕后移交综合部。
〔四〕归档文件质量要求。凡属归档范围的文件材料要求完整、齐全、系统、纸张标准符合质量要求。
〔五〕档案编目：按照茂名市档案局的要求，进展收集、整理、归档并按档案顺序标准编目。
第九条 基建档案
〔一〕档案管理方案。基建档案参照?建立工程档案管理实施细那么?执行。工程开工初期，由各施工总包单位综合部制定基建档案管理制度及工程工程档案编制方法。主动与市档案局、市城建档案馆及上级主管单位联系，取得业务上的帮助、指导。
〔二〕管理网络。基建档案管理和编制在各施工总包单位领导、管理下进展，并逐级建立相应的工程资料员网络。
〔三〕档案分类。建立工程档案按立项(前期)、设计、施工、竣工、回购五个阶段划分，档案分类按国家档案局发布的企业十大类分类标准执行。
〔四〕档案编制。公司根据?建立工程档案管理实施细那么?对工程档案的要求，提出基建工程档案管理、编制要求，明确档案工作职责，落实到人。同时在工程开工前与施工单位签订档案编制合同，并对监理、施工单位提出基建工程档案管理及编制的具体要求。档案目录、装具按公司统一要求编制。
〔五〕建立工程档案的审查与报送。工程完毕后，由各总包综合部提请公司对竣工档案进展审定，再请市档案局、市城建档案管理综合部
进展初、终验收，按时向市城建档案馆报送及向有关接收单位移交，同时向市档案室报送相应的档案纸质目录和光盘目录。
第十条 会计档案。会计档案分为凭证、会计报告、会计帐簿、会计其它四类。会计档案归档要求根据财政部、国家档案局财会〔1998〕32号?关于印发〔会计档案管理方法〕的通知?执行。
第十一条 电子档案
〔一〕综合部要执行电子档案归口管理的职责，对电子档案定期检查，按照电子档案保管环境的要求，严格执行管理制度。
〔二〕综合部应及时对电子档案进展登记、建帐，账目要注明相应纸质档案的档号，同时建立机读目录。 
〔三〕由电子档案转换成的纸质档案，要及时归入相应档案门类的质纸档案中，按质纸档案管理要求进展管理，并在登记帐中注明其所在的光盘编号及文件名。
〔四〕存储电子档案的光盘应放在盒中存放。A、B两套电子档案应分开保管。 
〔五〕归档光盘不得擦洗、划刻、触摸光盘裸露处，不得弯曲、挤压、摔打光盘，防止光盘沾染灰尘和污垢，防止
阳光直接照射，环境温度为14℃～24℃，相对湿度45%～60%，要远离执源、酸碱等有害气体和强磁场。 
〔六〕电子档案应每5年进展一次有效性、平安性检查，如发现光盘损坏或出现问题，应及时拷贝。如软、硬平台发生改变，那么应及时转换。检查、拷贝、转换等情况要登记。 
〔七〕归档光盘不外借，只能以拷贝或网上传输的形式提供利用并登记，使用者不得私自复制、拷贝、修改或转送他人。电