航运与船务协调会纪要(修改稿)(1).doc

1 航运与船务公司协调会纪要时间: 2010 年 8月 18 日,星期三,上午 9 点。地点:海南泛洋航运公司会议室。参加人员: 泛洋船务公司财务总经理孙晓红、罗文刚、何贻伯、赵建帼、李元洪、郁文蔚、周礼云、奚剑平、王炜、曹颖、潘蓉。海南泛洋航运业务飞快发展, 航运公司对船务公司的财务管理逐步规范, 结算质量和速度有了很大的改变, 但目前在财务和结算还是存在一些需要双方共同协商解决的问题。因此航运公司结算中心、财务部和船务公司财务部召开协调会议, 期间还邀请了保障部和内贸部有关领导参加。会议形成下列一致意见: 1、部分口岸的港航协议还有待完善。还有些港口的拖轮、理货等协议一直没有签署,已造成业务的滞后及资金的积压。这些港口1到4 月份还有少量账单因当时协议未签, 航运公司还未付款。结算中心尽快理一下,本月内打报告会签有关部门后报公司领导同意后处理掉。保障部下周计划出差北部湾和泉州等地港口,力争将拖轮协议和理货协议等解决掉。 2、统一代理与航运的结算职责, 保证代理操作的规范及与港口的及时协调沟通。原来由航运公司直接结算的向客户代收代付的港建、港杂、港务费等改由船务公司结算,这样更便于及时核对清 2 楚,如船务结算,客户需要航运提供委托结算函,航运应及时提供。 3、关于船东垫支问题。双方明确: 航运在各口岸发生需要船务口岸代理垫付资金或送船备用金业务,如金额较大的由航运先将资金汇入口岸代理帐户,如金额较小在 5 万元一下(含 5 万元)的或急需垫付的资金, 由口岸代理先垫付, 随后航运公司负责汇款。口岸代理在接到航运财务部船舶业务主管的付款指令后垫付资金,并将有关发票或船舶收据等邮寄航运公司。 4、发票的管理希望要进一步细化, 代理报账规范应明确发票等票据的要求,完善代理发票的统计和管理。主要是针对内贸拖车业务部分。 5、关于海外代理的管理问题。船务公司是海外公司的出资者,负有投资管理和业务管理的责任;航运公司对海外公司也有业务管理的责任,同时有对海外公司的资金和运费收取的管理职能。要求海外公司每周一通过邮件向船务公司报送银行存款余额,同时抄报航运财务部。每月要向船务公司报送运费收取情况,同时抄报航运公司结算中心。航运公司和船务公司应该统一对海外投资公司的财务进行全面监督和管理,同时进行业务指导。对航运公司规定的报表,要求海外公司按时报船务公司,同时抄报航运公司。同时船务请航运及时派驻海外财务人员。 6、结算速度问题。目前船务与航运结算速度在有些方面还是比较缓慢。箱管代理费的结算流程不很清晰, CAX 航线的箱管代理费需 3 明确;由于发票问题,制约了各港拖车结算速度,并影响了运费的收取(特别是拖车费用,由于该费用费率是每天变动的,因此航运公司很难准确核对而导致有些代理与航运拖车费的核对到 4 月份), 因此会议商定将拖车费的核算从 9 月份开始全部交船务公司, 航运公司负责费率的制定控制。航运公司与代理只进行 CY-C Y 海运费的结算,如航运签订的 DR-DR 条款的客户结算,由航运全程核算,船务负责操作。 7、运费回收。目前航运公司整体运费回收情况未达到正常水平, 部分代理的超帐期未付运费得数额较大,船务公司财务部将督促各代理加快收取运费,并及时付给航运公司。现在航运公司对船务公司的应收运费帐期暂时维持原来的 45 天不变。但是目前公司业务发展很