《报销指南》.doc

报销指南
第一部分发票要求
    一、发票均应套印“全国统一发票监制章”,收款单位应盖单位“发票专用章”。
    行政事业收费、政府性基金收据套印“票据监制章”,收款单位应盖单位“财务专用章”。
    税务局代开发票应有“税务局代开发票章”及单位“发票专用章”或“财务专用章”,个人代开要附身份证复印件。
往来收据不能报销。
     二、发票的客户名称应为“山东大学”或“山东大学xx学院”。“个人”或个人名字不予报销(电话费、火车票、机票除外)。
    三、只有发票(收据)联才能报销,记账联、抵扣联等不能报销。
四、发票不允许涂改,如有涂改不予报销,应回原单位重开,或修改后加盖出具单位发票专用章或财务专用章。
    五、报销时限:
在开票之日起一年内报销,超过一年的不得报销。
第二部分报销流程
    一、经办人员分类整理好发票,需要办理有关审批、验收手续的先去办理。如需要办理固定资产手续的,要先在资产部办理入库手续。
二、普通报销应通过预约系统。预约时要按事项内容一事一约,一类一约,每张预约单的发票附件不要超过20张。
三、打印出预约报销单后,经办人签字,项目负责人签字审批,并加盖报销单位的公章。需要单位领导审批的或填写《特殊事项说明》的,应先去办理并将审批手续附在报销单后。如报销公务接待费,应将经领导审批的接待审批单、接待清单附在报销凭证后。
四、将整理好的单据送到财务报账大厅预约接单处交由会计人员处理。报销金额不得随意修改,如果将金额改小,可由经办人员确认;如将金额改大,必须由项目负责人重新签字。
五、报销要求
    (一)购买实物、服务的发票(发票内容为统称的)必须附销货方盖章的购物清单。二万元以上的材料采购需要提供采购合同。
    购买购物卡的发票一律不得报销。
(二)购买打印纸、复印纸、硒鼓、墨盒、碳粉、色带的应在学校以下指定商户购买: 富美科技集团有限公司 、济南中维数通信息技术有限公司、济南方菱经贸有限公司。
购买飞机票原则上应在山东世纪航空拓展有限公司、济南阳光之旅航空服务有限公司、山东航空股份有限公司、山东民航客货销售代理公司购买。
在“携程”、“去哪儿网”等网站购买的飞机票也可以报销。在异地可自主购买机票。
(三)发票背面必须由经办人签字。
    为避免
重复劳动,对相同的经济业务,原始单据金额较小且比较零散的,如市内交通费、公共汽车票、邮费等,可不在每张原始单据后签名。
    (四)个人电话费报销,一般应按照“本次实交”、“充值金额”、“预付款”的金额报销。
预交话费后打印的各月话费明细发票不予报销;违约金不予报销。
    (五)单张发票5000元以上应选择转账(支票/电汇)方式,连号发票视同一张发票处理。若购买时已刷卡支付,则应提供刷卡POS单,报销时可转卡支付。如不能提供POS单且需要转卡支付的,5000元至10000元由科长审批(附pos单可直接报销),10000元以上由分管副部长审批(20000元以下的若附pos单可直接报销)。
在机电市场、科技市场等不同商户购货,因发票统一由市场开具,连号发票(或同一天开具)合计金额在20000元以下的,具有购货明细的可不履行报批手续直接报销; 合计金额超过20000元的,需履行报批手续。
    (六) 单张发票金额在30万元以上的,需填写大额资金支付审批单(见校园网“财务系统”-“表格下载”栏目),按规定履行审批手续。
第三部分各类事项报销需提供资料
    一、固定资产类
单价在1000元(含)以上的设备、家具属于固定资产,需在资产部
办理“设备购置申请表”、“设备验收单”。
单价在500元(含)以上1000元以下的设备、家具属于低值设备,需先去资产部办理低值仪器设备验收单。
    (一)固定资产报销:应提供合同、发票、“设备购置申请表”、“设备验收单”。
(二)如需要借款,借款时提供“借款单(第一联)”、“设备购置申请表”、合同。
报销时,应提供“借款单(第二联)”、“设备购置申请表”、“设备验收单”、合同、发票。
    注意:除以上附件之外,借款时或者未办理借款直接报销的,10-20万的设备还需附资产部“评标结果表”,20万以上的设备还需附招标办开具的“付款通知书”。
    (三)进口设备
    1、直接报销:应提供“进口设备技术及售后服务协议”、“进出口公司对山东大学的付款通知书”、“设备购置申请表”、招标办开出的“付款通知书”、“进出口公司与供应商的合同”、“仪器设备验收单”、发票。
    2、借款时,应提供“借款单(第一联)”、“设备购置申请表”、“进口设备技术及售后服务协议”、“进出口公司对山东大学的付款通知书”、招标办开出的“付