公司档案管理制度精品word.doc

页脚下载后可删除，如有侵权请告知删除！
公司档案管理制度
一、总 则
1、为加强公司档案管理工作，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案资源，特制定本制度。
2、公司档案是指公司从事经营管理以及其他各项活动中形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
3、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。
4、本制度最终解释权归酒店行政人事部，行政人事部负责本制度的修订完善。
二、档案管理机构的设置及要求
1、公司设立档案室，隶属于公司行政人事部，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。
2、公司所属各部门必须设兼职的档案管理员，负责文件材料的整理及管理。
3、档案管理员必须严格履行岗位职责。
4、档案的借阅、移交、销毁等，必须按照公司管理规定执行。
三、档案归档
（一）档案质量
1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要求工整、清晰，案卷题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。
2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。
3、档案必须遵循文件的形成规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
（二）归档范围
1、营业执照等各类证照，注册资料，年检资料等；
2、重要的会议材料：包括会议通知、日程安排、工作报告、重要讲话、会议记要或决议、会议记录、典型材料、录音带、录像带、照片等；
3、决议、决定、任免、条例、规 章制度、工作计划和工作总结等文件；
页脚下载后可删除，如有侵权请告知删除！
4、会计档案、财务管理方面的文件材料；
5、法律事务管理（如合同、案件处理等）方面的文件材料；
6、基建档案、工程设计、设备、施工、竣工、维修方面的文件材料；
7、劳动人事、工资、社保、教育培训等方面的文件材料。
8、经营管理方面的文件材料；
9、公司对外的营销宣传方面的资料；
10、获得嘉奖、荣誉等方面的材料。
（三）立档
1、档案文件材料按照批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。
2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的总结放在最后一年立卷。
（四）档案编号
1、每一档案夹封面内首页应设《档案目录表》，档案归档时依序编号；
2、档案管理员应对归档文件进行档号编目，其编目方法为：
全宗—年度—部门—类别—件号
如：JiuGuan-2017-XZ-HT-001 代表含义为：
酒店—2017年度—行政—合同-001号
注：部分专门档案无年度则省略不写，并在保管期限栏注明
3、档案按照年度及分类自上而下、自左向右入库上架排列。
四、档案保管
（一）、档案秘密等级的划分原则
1、绝密文件：指最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料。
⑴财务分析报告；
⑵对高层管理者的考核报告；
⑶对工资分配方案及所属文件；
⑷涉及项目成本、利润的报告或论证材料；
⑸公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料；
⑹公司其它认为应列入绝密范畴内的文件资料。