会议质量管理.docx

会议质量管理.docx会议质量管理
一、会议的定义、目的
（一）定义
会议是三个人以上集合在一起，经由主持人的引导下，
针对问题相互交换意见，从而达成决议，解决问题的一种方
法。
（二）目的
通过会议，使我们工作事项实现“同步工程” 。
“同步工程”又叫“并行工程” ，即对整个产品开发过
程的各个子系统同步开发，使开发者从概念开始考虑到整个
产品生命周期内的所有因素（包括质量、成本、进度和用户
要求）的一种系统方法。
“同步工程”的五项同步：观念同步、技术同步、管理
同步、流程同步、资讯同步。
观念同步
通过会议，使参会人员建立共同的价值观，了解任务
的目的及工作价值，以便于齐心协力完成任务。
技术同步
通过会议，理清各相关部门的技术差异状况，并进而
规划透过各相关部门的团队合作以获得经验传授与技术分
享的效果，构建互补的功能组织。
管理同步
通过会议，协调跨部门间的管理，使其步调一致。
流程同步
通过会议，使各项工作完成之先后顺序调整成一致顺
畅的流程。
资讯同步
通过会议，促进部门之间的资讯即时共享和共用，有
助于技术同步与管理同步之构建。
二、会议的类型
（一）依目的区分
评估决策型： 投资评价会、 策略规划会、 股东会等；
问题解决型：品质汇报会、危机处理会等；
政令宣导型：员工大会、经理汇报会等；
沟通协调型：座谈会、协调会等；
集思广益型：专案检讨会、提案会议等；
社交娱乐型：餐会、联谊会等；
教育学习型：研讨会、学术会等。
（二）依会议频度区分
早会、周会、年会等。
三、会议品质监测指标
会议决议执行率、会议成本金额、会议工数减少率、
部门会议召开率、医院重要信息下达率、会议记录当场完成
率等。
四、会议流程及执行要点
（一）会议流程
（二）会议流程执行要点
会前准备
1）制定完善的筹备方案；
2）准备好相关的资料、工具和设备；
3）让参会人员了解开会的议题、目的和相关信息，做好发言准备。
会议进行
1）把握好会议议程和各环节的时间；
2）紧扣主题展开讨论， 并鼓励所有参会人员都发言；
3）必须对讨论事项做出决议，拟定改善方案。
会后追踪与检讨
（1）完成会议记录，明确待办事项并填写《会议追踪
表》；
2）把《会议追踪表》分发给相关部门，让其了解要办的事项和完成时间；
3）定期追踪工作进展，做好监督工作；
4）完成会议成效检讨与盘点，找出存在问题。
4．会议质量持续改进
1）针对存在问题，运用 PDCA、 ECRS等质量管理工具对进行持续改进；
2）制定相关制度，使作业标准化。
五、会议技巧
（一）会议主持技巧
议论整理技巧
议论整理技巧的目的在于理性归整相关意见，协助成
员聚焦讨论重点；或是引导成员阐述想法与意见。适用于下
列三种情况 :
1）议论时间过于冗长
讨论时间过长时，主持人可以适时归整意见并作短暂
休息。而在休息结束后，主持人也应该以简短的议论整理使
参会人员能快速地继续讨论。
2）讨论偏离主题、陷入胶着或是冲突扩大时
主持人应该以理性态度归纳众人意见，并提醒不合适
之言行，有效掌控会议秩序。
3）成员意见表达不清
主持人可以适时重复语句并运用追问技术，协助成员
理清观点，将概念具体化，提升成员发言的意愿与价值。
适时运用板书
1）标记会议流程与时间，让成员知悉会议节奏在会议开始前，先将议事流程标于黑板上，明确规定
会议结束时间，并注明会议细部流程时间与预期目标，有效
管理会议里每一细节，有利于整体效率的提升。
2）汇整各方意见，聚焦讨论重点
主持人可运用图表归纳整理讨论意见，并突出关键概
念或数据，协助参会人员掌握重点，经深思熟虑后，做出有
效决策。
（3）有利于会议记录整理。
让每位