地产公司档案管理制度.doc

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档 案 管 理 制 度
第一章  　总 则
第一条　为进一步加强公司档案管理，建立、健全公司档案管理体系，全面提升档案管理水平，确保公司档案的完整、准确、系统、安全和有效性，充分发挥档案在公司项目建设、经营管理以及发展等工作中的重要作用。根据《中华人民共和国档案法》、《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》、《档案法实施办法》和《电子文件归档与电子档案管理办法》等法律法规，特制订本管理制度。
第二条　凡公司各部门、各项目在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向总公司行政部移交，集中管理，任何部门、单位和个人不得据为已有。
第二章    档案的分类及归档范围
第三条　凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。
第四条 各级档案管理人员按照归档范围分类并明确存放地（详见附件一：档案管理分类细则）。
（一） 公司及项目管理类档案：
1、公司证照（含内设机构）：必须交由行政部归档。
2、项目证件：必须交由行政部归档，其他部门视情况保留复印件。
3、行政管理类文件：此类资料原件必须交由行政部归档。
4、行文类文件（部门及以上文件）：此类文件资料原件必须交由行政部保管，需要下发文件由行政部统一下发。
5、人事管理资料：人员入职、调动、离职需到行政部报备登记。
（二） 合同类文件：
1、开发类合同：原件必须全部交由行政部归档保存，其他部门视情况保存复件。
2、设计合同：此类合同签订完毕后行政部保留一份正本归档，其他部门视情况保管副本（复件）。
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3、施工合同：此类合同签订完毕后行政部保留一份正本归档，其他部门视情况保管副本（复件）。
（三） 前期资料：
1、立项文件：涉及部门可暂时保管原件，行政部暂存复件或台帐，待事项完结后；原件上报行政部归档。
2、建设用地、征地、拆迁文件：此类文件有原件的情况下交由行政部归档，无原件的情况下行政部保管复印件。
3、规划报建文件：此类文件原件待事项完结后交由行政部归档。
4、专业报建文件：此类文件原件须交由行政部归档。
5、开工审批文件：此类文件原件待事项完结后交由行政部归档。
6、管线报建文件：此类文件原件待事项完结后交由行政部归档。
7、竣工验收文件：此类文件原件待事项完结、组卷完毕后交由行政部归档。
以上前期类文件资料有原件的情况下行政部保留原件归档，无原件的情况下保留复件归档。
（四）工程图纸类资料：图纸、设计变更类文件由技术部及项目部暂时保管，待工程工程完结组卷完成后交由行政部归档。
（五）工程施工类资料：此类资料待工程竣工验收组卷完成后交由行政部归档。
第三章   　档案管理体制
第五条　公司档案工作实行统一领导，分级保管，分级查阅的原则。其中：一级管理是指公司行政部的统筹管理，由行政部指定专职人员负责；二级管理是指各部门的档案资料管理工作，由各部门指定人员专（兼）职本部门的档案管理工作。
第六条　公司档案管理的分散与集中。
1、各部门档案资料台帐每月更新一次。
2、属部门以下资料由各部门进行保管，并由各部门指定人员每月将档案台帐上报至行政部。
3、属工程项目方面的资料，由项目部保管，并于每月将档案台帐上报至行政部；其中，属于政府或专业主管部门审批的图纸、批文原件或批件原件一律交由行政部归档保管，本部门可视情况保留复印件。在工程项目竣工档案备案后一个月内，项目经理将所有档案移交至行政部统一保管。
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4、技术部、项目部负责工程图纸资料的临时保管，已办结资料应在一个月内移交到行政部，但属机密级以上的资料应当在办结后立即移交。设计图纸的原稿制作份数根据合同约定及实际需要报请分管领导批准。
5、各部门向行政部移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。
6、各项目部及部门负责本部门的档案管理，属机密级以上档案应在事件办理完毕后2个工作日内移交到行政部统一保管，本单位可视情况保留复印件。
第七条　各项目部、部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，行政部档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，并且每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第八条　各部门向行政部移交档案时，要严格履行移交手续。档案管理员应保持相对稳定，人员变动应及时通知行政部，因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚后，才能离职。
第四章