会议管理制度.doc

会议管理制度
一、目    的:为规范公司会议管理,提高会议质量,降低会议成本,特制定本制度。
二、适用范围:本制度适用于蓝色极光节能科技(深圳)有限公司会议管理。
三、管理权责:
1. 人力资源部负责公司会议的统筹组织及本制度的执行监督。
2. 人力资源部负责会议的组织工作,并有权对违反本制度的行为提出处罚。
四、会议分类:
例会: 固定时间、固定汇报程序, 尽量解决即席提出的问题。
动员会: 发言固定、没有讨论程序,公司临时人力资源会议。
研讨会: 对某一课题或问题切磋、探讨,不一定有结果,公司临时人力资源会议。
专题会: 为某一专题而开,必须有结论,公司临时人力资源会议。
总结会: 总结前一段工作,研究、部署下阶段工作,公司例会。
五、审批统筹:
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公司例会无须提拟和审批。
公司临时管理会议、公司年度例会由公司总裁直接提拟或由人力资源部提拟、总裁批准。
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晨会:每天9:00准时开始,控制10—15分钟内公司晨会按统一流程标准,由人力资源部负责组织,安排轮替各部门主持。晨会,总结前一日办公秩序,传达当日公司重要事宜,激励动员、鼓舞士气,参会成员为公司所属全体人员。
周管理会:每周一 9:30公司召开周管理例会,总结本周工作成果,协调安排下周工作计划,参会人员为各部门负责人及会议需要特别人员;
月管理会:每个月最后一周的周一9:00召开上月工作总结会议,参会成员为公司全体办公人员。(当周周例会与月例会一起进行)
凡列入计划的会议,如需改期,或遇特殊情况需安排新的临时管理会议时,呈报总裁调整会议计划。未经总裁同意,任何人不得随意打乱正常会议计划。
六、组织管理
主持人权责:
1 、主持人应不迟于会前 5 分钟到达会场,检查会务落实情况,做好会前准备。
2 、主持人一般应于会议开始后,将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等,进行必要的说明。
3 、会议进行中,主持人应根据会议进行中的实际情况,对议程进行适时、必要的控制,并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言,以确保议程顺利推进及会议效率。
4 、属讨论、决策性议题的会议,主持人应引导会议做出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述,适时提交与会人表明意见;对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
5 、主持人应将会议决议事项、付诸实施的程序、实施人(部门)、达成标准和时间等向与会人明确。
会议记录。
公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。
会议记录员应遵守以下规定:
1 、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录,根据需要整理会议纪要。
2 、会议记录应尽量采用实录风格,确保记录的原始性。
3 、对会议已议决事项,应在原始记录中括号注明“议决”字样。
4 、会议纪要记录最迟于当日下班前呈送总裁审阅。
5 、做好会议原始记录的日常归档、保管工作。
七、管理制度
会议纪律:
应准时到会,公司全参会人员出勤列入考勤。
参会期间应将手机调到振动、静音或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处,原则上不允许接听电话,如须接听,请离开会场。
遵循会议主持人对议程控制的要求。
会议发言应语言简练,紧扣议题,不得闲聊漫谈与会议