房山区政府采购项目档案管理暂行办法.doc

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房山区政府采购工程档案管理暂行方法
一、为加强政府采购工程档案的管理，有效保护和利用政府采购工程档案资源，根据?中华人民共和国政府采购法?、?中华人民共和国档案法?和北京市财政局?关于印发<北京市政府采购工程档案管理暂行方法>的通知?〔京财采购[2005]1006号〕的有关规定，结合本区实际情况，制定本方法。
二、本方法适用房山区政府采购工程档案管理。
三、房山区财政局是本区政府采购监督管理部门，负责本区政府采购工程档案工作的指导、监督和检查。
四、政府采购工程档案是反映政府采购活动的重要记录。政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构在管理、组织实施政府采购工程活动中形成的文件材料，都应归入政府采购工程档案管理，保证档案资料的真实性、完整性。
五、政府采购工程档案是指政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构在政府采购活动中形成的文字、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的记录。
政府采购工程档案包括的内容执行?中华人民共和国政府采购法?第四十二条的有关规定。
六、政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构要依法做好政府采购工程档案管理工作，加强工程档案的立卷、归档、保管和销毁的管理，确保政府采购工程档案存放有序、查阅方便，严防毁损、散失。
七、政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构应根据具体采购方式，参照?政府采购工程档案目录?〔附件〕，分别建立政府采购工程档案。
政府采购工程档案文件、资料应采用标准A4纸记录和打印。工程工程的设计图纸可根据具体情况确定。
八、政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构在政府采购工程合同签订、交付验收完成后，分别按归档内容要求负责收集、整理、立卷、装订、编制目录。
政府采购工程档案按照年度工程编号顺序进行组卷。卷内档案材料按照政府采购工作流程，参照?政府采购工程档案目录?的顺序排列。
九、政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构应指定专人负责政府采购工程档案的管理，并建立健全政府采购工程档案查阅、复制及借阅制度。
十、未中标供给商的投标文件作为资料由采购代理机构从采购结束之日起保存二年。
政府采购工程档案从采购结束之日起至少保存十五年。保管期满的政府采购工程档案，可按档案管理的有关规定销毁。
十一、政府采购工程档案管理人员变更，应按规定办理档案移交手续。
十二、采购人或采购代理机构因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的政府采购工程档案，应当按档案管理的有关规定移交相关部门。法律、行政法规另有规定的，从其规定。
十三、采购人和采购代理机构应积极配合政府采购监督管理部门及有关部门对其政府采购档案的检查。
十四、违反上述规定的，依据?中华人民共和国政府采购法?和?中华人民共和国档案法?的有关规定处理。
十五、本方法由房山区财政局负责解释。
十六、本方法自2006年7月1日起施行。
政府采购工程档案目录〔公开招标采购方式〕
序号
政府采购档案目录
存档单位
监管部门
采购代理机构*
采购人
1
政府采购立项表
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2
采购清单
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3
采购人采购工程立项报告
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4
工程资金来源证明文件
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5
立项批复
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