文件管理制度红头文件.doc

居 尚 ·中 国 软 装 配 饰 机 构 文 件
居尚·中国［2021］第001号 签发人：

关于文件管理制度〔试行〕布告
总那么
公司文件，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
公司文件，实行统一管理。文件的管理，要做到标准、准确、及时、平安。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。
各部门及各有关人员，对文件中涉及本公司应保密的事项，必须严守机密，不可随便向他人泄露。
文件保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。保密文件由阅文人妥善保管，详见?保密管理制度?。
文件机密等级，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。
公司发文的程序为：拟搞、审核〔部门领导〕、签发〔公司领导〕打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁。
草拟文件应注意以下事项
内容要符合公司制度。
反映情况要客观，实事求是。
文字要准确、精炼，条理清楚，层次清楚，结构紧密，用语标准。
人、地、名称、引文及时间要具体、准确。
各负责人阅、批文件应仔细认真，阅完后须签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。
公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿〔经领导签字〕审核稿件连同正本二份存档。有领导指示的，还应附批复件。
收文由行政人事部统一负责。行政人事部收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由行政人事部收回归档。
所有文件发放，一定要有登记、签收手续。
公司发文，一定要由行政人事部统一编号
以公司名义对外发文，一律×××字（××年）××号；
公司总经办文，用总经办字（××年）××号；
财务部发文，用财字（××年）××号；
工程部发文，用工字（××年）××号；
技术部发文，用技字（××年）××号；
营运部发文，用营字（××年）××号；
人事行政部发文，用人行字（××年）××号；
红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等，其他文件一般用公司信笺印发。
文件起草收发规定
公司的文件由行政人事部起草，总经办审核，总经理审批签发；公司各部门的文件由各部门负责起草，总经办审核，总经理签发。
文件签发后，送行政人事部〔签发的原件和电子版本件〕统一由其排版、编号、打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章、上传、下发、流转。
文件和原稿，由行政人事局部类归档，保存备查。
属于保密的文件，核稿人应该注明保密等级，并确定报送范围。保密文件按保密规定，由专人印制、报送。
文件统一由行政人事部负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。保密文件由专人按核定的范围报送。
外来的文件由行政人事部专人负责签收，并分类登记。由行政人事总监提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。
传阅文件由行政人