02记录管理程序r.xls

广州市庆扬电声配件有限公司文件名称: 记录管理程序文件编号: KY- QP- 02 版本号:A0生效日期:2011 -8-1页次:制作:卢腊娥复核:王强批准:梁文标职务:品管经理职务:管代职务:总经理签名:签名:签名: 一、若此文件有红色正本印章,则此文件为受控正本交文控保管,使用部门使用红色副本印章文件。正本印章副本印章标题: 记录控制管理程序文件编号:KY -QP-02 文件版本:A0 页数:版本号更改内容改版人批准人日期记录管理程序文件编号 KY-QP-02 版本号A0 页次 :为公司管理体系有效运作提供证据,确保记录保持清晰、易于识别和检索,明确保持期限和处置方式,记录控制满足法律法规的要求。 : 适用于本公司所有与质量体系有关的文字及数据记录; :表单:表单是记录的一种,是指有固定的格式、有对这种格式给予编号的一种记录; : 管理人员 依职责要求审核记录; 在保存期间,应督促资料负责人员防止品质记录遗失、霉烂及其它情况发生导致质量记录的内容遗失; 记录填写/制作人员; 按要求如实制定或者填写记录; 依规定保存质量记录; 程序流程步骤部门说明记录、报告或其它所属相关责任部门 1 依相应文件规定,记录填写/制作人员对运行过程制定记录,并注明记录日期; 记录必须如实填写,反应实际系统运作情况,并按规定呈相关人员签署,必须注明签署日期; 记录应用蓝或黑色笔(不准使用铅笔)书写或电脑打印;记录如果是表单格式须规范化,若有的表格栏无填写内容则填写“无”或划“/”杠。记录表格的各签字栏中应有权责人的签名或盖章,且需签全名; 记录如因笔误需要更改,应在该数据上划二条斜杠,在其上方填写正确数据,并加盖更改人印章或签上更改者姓名; 记录不是表格的形式,如报告,需具有可追溯性,且同以往报告需保留统一格式; 记录填写/制作 1 记录管理程序文件编号 KY-QP-02 版本号A0 页次流程步骤部门说明记录、报告或其它所属相关责任部门 2 记录的收集、编目、和归档: 各部门应明确记录收集和整理责任人,记录应按月分类整理装订成册,记录分类按月份顺序进行归挡,并对记录进行标识,使其一目了然; 归档方式: 各部门需制定本部门的《记录保管一览表》,明确产生的记录和具体保管期限; 《记录保管一览表》 3 储存及保护方式: 存放处须保持干净、整齐、防潮、防火的场所; 品质记录在有效期内若有损坏、浸湿等情形须及时作出处理(如重新制作), 以确保记录内容的完整、可靠; 各部门的质量记录须指定专人负责管理; 4 记录类型保管期限详见《记录类型保管期限清单》附表;品质记录应填入《记录保管一览表》,记录按照品质记录一览表上保存期限要求保存 如客户有特殊保存期限要求的记录,由品管部纳入《记录保管期限特殊要求清单》并发放相关部门,相关保管部门按此要求保管特定客户的记录; 1.《记录类型保管期限清单》2. 《记录保管期限特殊要求清单》 5 各部门品质记录每年进行清理/处置,便于以后查询之用。 过期可做废记录,由