厚德载屋连锁超市往来管理类制度——往来对帐管理制度.doc

厚德载屋连锁超市往来管理类制度——往来对帐管理制度
厚德载屋连锁超市往来管理类制度
往来对帐管理制度
为了加强公司内部和外部往来帐的管理工作,明晰相互之间的债权债务关系,杜绝因往来清理、对帐不及时、对帐后无确认等原因而导致公司利益受到损失等情况发生,制定本制度。
一、往来对帐的岗位设置与职责
(一)财务经理职责:
1、审核“请(付)款单”,特别关注大额款项的支付申请。
2、每月负责检查对帐小组成员每月对帐工作计划,并落实责任人。
3、针对对帐过程中出现的差异问题,作好与营销部、供应商的协调工作。
4、随时关注公司往来帐异常情况,并就异常情况采取措施进行解决。
5、监督往来主管、往来对帐员的日常工作及验收对帐完成质量。
(二)往来主管岗位职责:
1、监督往来对帐人员履行对帐工作职责,并就公司往来对帐情况进行统筹安排。
2、审核“请(付)款单”,严格按照合同规定与供应商结算。根据公司制定的审批权限,管理公司与各供应商之间的经济业务往来事项。
3、审核“请(付)款单”,检查商品采购账与应收应付账款余额、供应商档案了解供应商情况,对出现有付款风险的供应商应立即通知财务经理,并拒绝签字。
4、每月编制往来对帐月报表,并检查对账员对账计划的完成情况,每月与财务经理签订《往来对帐工作责任书》。
5、每月定期检查与供应商的往来账目,避免产生因人为因素造成返利等应收账款不到位给公司造成的经济损失,防止呆账、坏账的发生。
6、每月检查对帐通知发出的及时性,对于没有按时来核对往来账的供应商有权提出停止付款的建议,直到往来账核对清楚后,往来主管签字,财务经理审批后方可继续付款,往来账核对不清楚,往来主管又签字付款,由此造成公司损失由往来主管负主要责任。
7、每月清理一次商品采购账借方余额、应收账款借方。若商品采购出现借方余额,应及时到系统中查找原因,确认是否有验收供应商抬头窜户或验收单价错误,并通知相关人员调整。若应收账款借方帐龄在6个月以上的,要查明原因,并上报财务管理中心。
8、每月清理一次本月新增供应商、本月停止合作的供应商,对于出现上述情况的供应商需要写明具体情况,并上报财务管理中心。
9、与供应商财务加强联系,通过多种形式检查对帐工作,所有往来对帐确认书必须要求供应商签字盖章。
10、加强与公司内部(业务员、返利结算员)的联系,对于挂应收没有书面确认的款项,及时要求补全书面资料。避免产生因人为因素造成返利等应收账款不到位给公司带来的经济损失,防止呆账、坏账的发生。
11、对多打预付款现象的监控,每月往来主管要定期监控多打预付款现象,基本公式为:初步认定多打款=应付账款借方-商品采购贷方余额*11>.17,逐一排除入帐不及时、供应商更换名头等原因,一经发现多打预付款要及时扣回,并对有关责任人员进行处罚。确保公司流动资金的安全与完整。
(三)往来对帐员岗位职责:
1、每月财务结帐后,排对账计划,并及时通知供应商前来核对应收应付帐,并出具“对帐余额调节表”(格式见附件),对于未达帐项要及时查找原因,并通知相关人员调整。
2、每月编制往来对帐月报表,每月与财务经理签订《往来对帐工作责任书》。
3、每月查询商品采购帐的帐面余额,若是清场结大帐的供应商,业务员应先通知财务部对账,必须核对商品采购帐。
4、每月对银行存款明细帐与银行对帐单进行核对,并出具“银行存款余额调节表”,对于未达帐项要及时查找原因,并通知相关人员调整。
5、每月与外地分公司进行内部往来的核对,并出具《余额调节表》,对于未达帐项要及时与外地分公司联系查找原因,并通知相关人员调整。
6、每月与独立核算单位进行内部往来的核对,并出具《余额调节表》,对于未达帐项要及时与各独立核算单位联系查找原因,并通知相关人员调整。
二、内部往来对帐的管理规定
1、对帐的具体要求:
(1)每月与外地分公司进行内部往来的核对,并出具《余额调节表》,对于未达帐项要及时与外地分公司联系查找原因,并通知相关人员调整。
(2)每月与独立核算单位进行内部往来的核对,并出具《余额调节表》,对于未达帐项要及时与各独立核算单位联系查找原因,并通知相关人员调整。
2、发票管理
发票应严格按照出库单所列货品、数量及时进行开具,一张发票可以汇总开具多张出库单,但一张出库单不能分开几张发票,不便于发票的勾对和往来的核对工作。发票开具方应在当月会计期间内将所有交商品调入方进行帐务处理。
为保证内部往来单位双方业务系统与财务系统存货金额的一致性,对于出库方金额与入库方金额不一致的情况,应作如下处理:
以双方确认的价格作财务帐,以保证双方往来价格的一致。
:余额调节表、重要未达帐项说明。
处罚规定
(1)对于未按期报送相关报表及