档案室管理制度.doc

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档案管理制度
1. 总则 为规范公司档案管理，使档案的立卷、归档、借阅、保管、保密等符合国家法规规 定，特制定本制度。
2. 档案整理立卷归档制度
公司机关各部门及各所属单位必须责成专人负责 , 按各类档案的归档范围、标准、期 限进行档案的收集、整理、立卷、送档案室归档保存。
工程技术、质量、安全、设备及科技档案由工程管理部负责收集、整理、装订，送档 案室归档； 财务档案由财务资产部负责； 人事档案、 劳动工资档案由劳动人事部负责； 文书档案由办公室负责；工程合同、内外部经营合同由市场开发部负责。
各类档案包括文字和声像，均按有关立卷装订的标准进行整理归档。为确保档案的规 范，档案室负责人要进行必要的业务指导。
有关工程档案，须在工程竣工后由工程管理部会同项目负责人进行收集整理，由主管 经理审定后交公司档案室保存。 各部室在管理中形成的立卷材料须在次年第一季度前 由部室长审定后交公司档案室归档。随机获取的重要文件、证件证书、各类证明等均 应及时送交档案室登记保存。
归档文件的验收：
1）检查文件的文本及附件是否完整，如有短少应立即追查归档。
2）文件如经抽存，应由部室长签字确认。
3）清点归档文件办理手续是否完备，如归档文件资料不完整、不准确、不系统或发 现其它不符合归档标准时，应拒绝归档保存，立即退回经办部门重新收集整理， 再有遗漏由各单位部门负责人负责。
4）归档文件资料要字迹清楚，目录及案卷题名简明，采用“三眼一线”方法装订， 装订整洁，封面采用微机打字，符合立卷归档标准。
3. 文件归档制度
归档文件的形式 档案管理人员要负责制订归档文件资料的案卷类目，根据类目及时做好催缴、收存 工作并提前做好各单位、部门有关档案整理的指导工作，确保档案一次归案，符合 标准，避免重复工作，具体要求如下：
各部室日常工作中形成的文件资料， 应按部门职能范围， 指定专人负责收集、 保存、 积累 按期整理归档。
. 各子、分公司内部管理文件资料，由各子、分公司各职能部门按业务范围，指定专 人负责收集、保存按期归档。
. 工程技术文件资料，由项目负责人指定专人负责收集、保存、积累，待一定时间后 整理送交公司工程管理部统一汇总审定，由工程部审定后送回公司档案室归档。
归案时间
. 公司管理工作中形成的各种文件、 信息、 资料在第二年的第一季度内经部门负责人
审定后送交公司档案室存档。
. 各子、分公司本年度需归档的文字资料， 应整理成册， 在年底送交公司档案室存档。
. 工程项目档案必须在工程竣工验收后， 由项目负责审定后交公司工程部审定， 经主 管经理批示后送公司档案室存档。
. 各类案件在结案过程中的案卷可以跨年度整理，结案后归档。
归档分类 根据企业档案分类的基本原则，结合本公司管理分工的实际，公司档案分类设置党 群工作、行政管理类、科技类、财务会计类和声像类 5 大类。
归档范围
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