成功会议关键之规划.doc

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成功会议的关键--策划
不管是什麽行业的企业或单位举办会议， 不论筹划此会议的筹划
者经验是否丰富，
单纯站在举办方的立场与角度上看问题，都会面临各种问题：
1:需要做些什麽？
桂林会议有各种类型，不同的桂林会议需要不同的 环境，召开会议是要达到一定的
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目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信
息，通过收集这些信息能够制定 出旨在完成手头众多工作的打算。
2: 谁来筹划会议？
从秘书到公司总裁， 每个人多多少少都可能会参与
会议的筹划，只只是有人是专 职从事这项工作，有的是兼任此职， 此外还有其他职责。
不管是专职依旧兼职，最终
结果，是使会议顺利完成。他们的工作效 率代表着主办单位或公司的工作水平。
会议筹划者的职责：
作为会议筹划者， 要负责去做各种各样的工作。 下列
的各项工作能反映会议筹划
者这一角色的多面性。
# 善于与人共事
# 善于注意小节
# 善于解决问题
# 善于与人协商
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# 能够治理会议财务事宜
# 熟悉酒店运作
# 能够安排恰倒好处的菜单
# 能够熟练操作电脑
# 能够熟练地与视听服务公司打交道
# 能妥善接待贵宾和外国客人
# 熟知各种礼仪
# 行事果断、执着
会议筹划者的任务：
# 制定打算，确定必须要做的事项以满足会议的需要并 达到会议确定的目标
# 制定会议议程
# 了解可供使用的场所和设施情况
# 选择或提议合适的场所
# 检查并比较各项设施
# 安排交通事宜
# 协调会务工作人员的活动
# 招收、培训会务人员和广告人员
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# 制定可行预算或按既定预算安排有关工作
# 确定各项工作的时刻安排
# 视察选定的场所和设施
# 与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服
务公司）
# 确定印刷公司
# 安排食品、饮料有关事宜
# 讨价还价
# 同会议发言人和各位贵宾进行联系
3: 要紧会议类型：
# 销售会议：一般是为了宣布开始销售某种产品或销售 期限。例如季度销售会议，或
者是对前一个销售期间进行总结和表彰。
# 年会：能够是公司股东大会，也可能是行业协会每年 一次的会员大会。
# 产品公布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广 某一新产品。
# 研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。
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研讨会一般让与会者相互交
流并有意见反馈。
# 专业会议：是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交
流信息而召开的会议。一般包
括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。
# 奖励会议：是为了职员分销商或客户的出色工作表现 进行表彰奖励。
# 培训会议：一般要用至少一天，多则几周时刻开展培 训活动的会议。这类培训需要
有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的
专业培训人员教授，而且通过培
训要实现某些目的和目标。
4: 会议筹划步骤：
目的和目标： 确定会议的目的和目标、 制定会议议
程是会议的重心所在。会议
的目标和目的有以下一些：
# 培训 # 通知 # 教育 # 探讨问题 # 做决策
# 引入新事物或介绍新人员
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激励 # 开发 # 展示 # 促进与改善 # 解决问
# 讨论如何赢利 # 赢利
会议主办人或会议
你就能够做下一步
5: 在你筹划一个会议时， 你最好向上司、 主席描述一下会议的目的和要
求达到的结果， 假如你们的意见相符， 的筹划了：
# 可能召开会议的日期；
# 会议可能召开几天；
# 打算在什麽地点召开会议；
# 会议形式或程序是什麽；
# 需要多大的场地；
# 往常开过如此的会议吗？结果如何；
# 将有多少人到会；
# 会议预确实是多少；
# 与会者对费用开支专门在意吗？
# 打算选用什麽级不的酒店和设施；
# 打算选用最高级的房间标准是什麽；
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# 谁来制作会议邀请函；
# 会议需要向与会者打印相关资料吗？
# 会议的发言人有哪些？
# 会议需要什麽样的视听设备；
# 需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；
# 与会者能够携带家属吗？
# 打算为与会者安排一些特不活动吗？打算为与会者及 其家属安排一些特不活动吗？
是否打算为与会者的家属安排一些特不活动吗？
# 有谁来承担这些活动的费用。
酒店会议常识
1．会议的性质：
为政治、 经济、文化、商贸及交流服务的活动。