档案管理流程及流程图.doc

档案管理工作流程
详细工作
收集各部门、分公司文书档案
详
细
工
作
流
程
流程图
下发告知 →审核 →接受 →存档 →没有准时移送部门向上级领导报告 →上级领导督办 →移送完毕
对于此流程图解释
档案室每年1月份下发告知，规定各部门、分公司移送前一年文书类资料，各部门、分公司秘书按照规定填写移送清单，经部门领导签字确认。档案室秘书对移送清单进行核对，符合规定进行接受，档案管理员对接受文献进行整顿、立卷。如没有准时移送部门，档案室进行记录上报董事局办公室，由其再进行督办，直到移送完毕。
详细工作
对集团所有文书材料进行整顿
详
细
工
作
流
程
流程图
收集 →分类 →组卷 →录入卷内目录 →编写案卷题名→装订
关于此流程图解释
收集集团及分公司所有文书材料，按规定进行分类、组卷、录入卷内目录、编写案卷题名，最后装订成册。
详细工作
文献借阅
详
细
工
作
流
程
借阅人填写《文献借阅申请单》—写清文献编号、文献名称、原/复印件、份数、借阅用途、密级限度、借阅因素、借阅人、借阅部门、借阅日期、归还日期—借阅部门主管领导签字—持签字齐全借阅单到档案室借阅—档案管理员在文献目录中查找该文献编号,将文献编号写在借阅单上—文献借出后,档案室依照借阅单在文献借阅登记表上及电子版借阅未归还目录中登记—已到借阅预测归还日期,档案室电话告知其归还或办理续借—文献归还时检查与否完整无损，完好无损,档案室在实际
归还日期中写明归还日期,注销其借阅手续—档案室将归还文献整顿归档

详细工作
合同接受
详
细
工
作
流
程
到董办接受合同—档案室秘书根据合同类移送表对合同进行核对—手续完整签字接受——档案室对合同进行存档并下发有关部门
接受合同规定：1、注意合同及附件、合同转签文献完整性；2、走特事特办合同在生效后且下发到各个部门，但经办部门需后补手续。
详细工作
洽商资料接受
详
细
工
作
流
程
流程图
接受 →核对 →录入 →存档
关于此流程图解释
每月由各项目资料员将洽商资料及移送清单移送至档案室，档案室秘书将洽商资料逐个核对、接受，录入电子目录，进行存档。
详细工作
结算资料接受
详
细
工
作
流
程
流程图
接受 →核对 →录入 →存档
接受合同规定： 1、须有移送部门负责人、移送人及监察部门有关人员签字；2、应按移送部门出具移送单进行一一核对；
详细工作
图纸档案接受、整顿
详
细
工
作
流
程
流程图
取图 →登记 →审核印章 →编号 →录入 →归档
关于此流程图解释
由总工办电话告知档案室秘书取图纸,档案室秘书审核图纸与否有总工办和设计部对此图纸确认印章，审核后给图纸进行编号，加盖档案室印章,录入电子版目录,按项目类别进行存档。
详细工作
集团营业执照年检
详
细
工
作
流
程
流程图
下载申请表→填写表格→网上注册年检 →向财务部要财务报表 →申请盖章 →请款 →到工商局办理年检
关于此流程图解释
依照工商局规定，每年3月起，从工商网下载年检表格，按照营业执照上内容填写好年检表,并在网上注册年检，在申请表上加盖公司公章、合同章、财务章 ，向财务请款并并规定提供集团12月份财务报表，带着年检表、营业执照副本、财务报表、公司公章到相应工商局进行年检。
详细工作
办理营业执照有效期变更
详
细
工
作
流
程
流程图
到工商局领取变更表 →填写表格 →修改公司章程、股东会决策 →申请盖章 →到工商所审核 →变更完毕
关于此流程图解释
到领取营业执照工商所领取变更表并进行填写，准备好修改后公司章程和股东会决策，申请变更表、公司章程、股东会决策盖公章，到工商所进行审核，审核通过后将营业执照放在工商所进行变更。
详细工作
借阅图书
详
细
工
作
流
程
流程图
查阅 →登记 →录入 →借出 →归还 →归档
关于此流程图解释
借阅人在档案室进行查阅，找到需要图书后在借书证上登记，填写姓名和借书时间，档案室秘书依照借书卡内容在电脑上登记，审核无误后将图书借出。借阅人归还图书时在借书卡上写明还书时间，检查图书与否完好无损，核对无误后归档。
详细工作
刻录光盘
详
细