档案归档与管理规定办法2.doc

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档案归档与管理办法
第一条 为加强学校档案管理， 根据上级有关规定， 结 合学校实际，制定本办法。
第二条 归档范围 学校签收到的上级文件、学校党政工团文件、对外合 同协议、重要资料等应该归档。
第三条 归档原则 归档必须保持文件的自然形成规律，遵循归档材料齐全 完整、保管期限判断准确、文件整理科学合理、档案保管相 对集中、查询利用方便安全的原则。
第四条 学校档案资料由校长办公室负责管理。
第五条 归档要求
（一）学校各项工作中形成的、具有保存价值和对今后 工作有查考价值的各种文字、名册、图表、声像、电子、实 物等各种载体形式的文件材料，必须按统一要求及时归档， 并保证齐全完整。
（二）凡是归档文件必须用文件归档专用的线（绳） 、 不锈钢订（只适应于保管期限为 10 年文书档案）在文件的 左侧重新装订， 原有装订一般要拆除。 较厚的文件， 用线（绳） 作三孔一线装订。
（三）凡文件尺寸大于 A4纸张规格的，要按 A4规格进 行折叠；小于 A4纸张（或16开）规格及破损的，要按 A4 纸张规格另加纸进行裱糊。
（四） 归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求， 凡原来文件字迹是用易褪色字迹材料编制 （如铅笔、 圆珠笔、 红墨水、纯兰墨水或不易长久保存的传真件） ，归档时应在 原件后附上复印件。
（五） 外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的，应 与汉译文一并归档；无译文的，要译出文件标题归档。
（六） 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。具有 永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归 档。
（七） 归档的文件应为原件。确因故无法找到原件的， 在用副本或复印件代替时，应附有证明作用的文件材料。复 印件一般不归档，公文传递过程中重要的传真件、复印件， 如无原件，可进行归档。
（八） 对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹 扩散、模糊的应复制并与原件一并归档立卷。
（九） 学校上报的请示，如有正式发文批复，则应以批 复原件归档；如果没有正式发文批复，上级领导只在请示上 做了批示，可使用复制件或传真件看作批复归档，请示原件 一并留存归档。
第六条 归档方法