贸易公司流程.doc

1. 客户询盘: 一般在客户下 purchase Order 之前, 都会有相关的 Order Inquiry 给业务部, 做一些细节上的了解。 2. 报价: 业务部及时回复客人查询, 确定货物品名, 型号, 生产厂家, 数量, 交货期, 付款方式, 包装规格及柜型等,给客户做正式报价。 3. 得到订单: 经过洽谈,收到客户正式的订单。 4. 下生产订单: 得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。 5. 业务审批: 业务部收到订单后, 首先做出业务审核表。按" 出口合同审核表" 的项目如实填写, 尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件, 与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名, 部门经理审批, 再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的, 或有预付款和佣金等条款的, 要经公司总经理审批才行。合同审批之际制成销售订单, 交给部门进程员跟进。 6. 下达生产通知: 业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产: 如果是 L/C 付款的客户,通常是在交货期前 1 个月确认 L/C 已经收到, 收到 L/C 后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误, 交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。 如果是 T/T 付款的客户,要确认定金已经到账。 如果是放帐客户,或通过 D/A 等方式收汇等,需经理确认。 7. 验货: 在交货期前一周,要通知公司验货员验货。 如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前, 约客户查货并将查货日期告知计划部。 如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的, 要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间, 确保在交货期前安排好时间,确定后将验货时间通知工厂。 8. 制备基本文件,及工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业* ,装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。 9. 商检: 如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同, *等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸, 便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/ 条。 10. 租船订仓: 如果跟客人签定的合同是 FOBCHINA 条款, 通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸, 船期等情况,确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前, 以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知, 通常在开船一周前可拿到定仓纸。 如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期, 运价,开船口岸等。经比较,选择价格优惠,信誉好, 船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓,程序同上。 如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。 向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期, 柜型及数量,目的港等内容,以避免差错。 11. 安排拖柜: 货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可靠, 价格合理的公司签定协议长期合作, 以确