公司档案管理制度及流程.doc

公司档案管理制度及流程
一、目的
加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、职责
(一)办公室:
,并负责督促指导部门档案管理。
,指导、监督和检查执行情况;
、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料;
,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全;指导公司的档案管理工作。
,促进信息传递和沟通;
、使用知识。
(二)其他各部门相关人员:
,做好或协助移交工作,并及时通知办公室;
;
、标识、贮存、保管、利用、归档;
;
四、工作程序
(一)档案资料的收集
。
、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办
公室移交。
:
⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。
⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。
:
⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出;
⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级;
⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续;
⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏;
:
⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。
⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。
(二)档案管理细则
:
⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等;
⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、
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计划、核准文件、证书等文件;
⑶公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本;
⑷重要的会议材料全套文件以及会议形成的声像材料;