酒店采购管理制度及流程.docx

酒店采购管理制度及流程
酒店采购管理制度及流程
酒店采购管理制度及流程
酒店采买管理制度及操作流程
为使酒店的采买工作走上制度化、规范化，合理控制成本，强调责任指标到人及提高工
作效率，特拟订本制度及操作流程。
一、酒店采买的基本要求：
1、 所有授权范围的物品采买时，均需比较起码三家供货商的价钱及品质， 月结类物品每
月每一类起码要有三家供货商提供的报价单；
2、 采买人员对自己采买的物品价钱及品质负责；
3、 驻店采买员需每月一次针对较多使用的物品通过电话、传真、网络、出门检查等方式
获取（包括非授权物品）价钱信息，并整理成价钱信息库，以书面报告形式上报酒店
总办及酒店财务部；
4、 所有供货商名片、报价单、合同样资料及样板必须登记归档并妥善管理，如有人员变
动时按酒店管理企业移交锋续进行移交资料；
5、 驻店采买禁止采买任何未经正常有效审批人审批后申购单上的物品， 保证手工经审批
后的采买单与电脑下单调致，否则财务部将不予报销办理；
6、 禁止使用部门自行采买物品或私自与供货商洽谈采买事宜；
7、 驻店采买负责跟进各供货商的货款实时签批支付事宜，对到期的应付帐款， 酒店财务
部应实时支付，以成立酒店的优秀形象。
二、物品采买监察要求：
1、所授权的物品，分为两类： A、供货商月结； B、直接到市场采买 ，授权生效时酒店必
须成立 《供货商评定小组》 （由酒店总办、酒店采买、使用部门、酒店财务部组成） ，
每月对各类物品进行剖析（包括但不限于物品的用量、价钱、品质等） ，将物品进行
分类（拟订供货商月结仍是进行直接市场采买，最终要形成文件，由评定小组汇签确
认，酒店财务部存档备查，并抄送一份酒店管理企业） ，部分物品能够先定直接市场
采买，待条件成熟时转为供货商月结；
2、月结的供货商选定， 采买对已经确定供货商月结的物品， 应邀请起码三家供给商报价，
由供货商评定小组进行价钱及品质的比较和议论，对各类月结物品选定供货商，各部
门可分头组织进行市场检查，根据市场检查的价钱，定期与供货商确认固定期间的供
应价钱，在此确认期间（时限长短根据当地市场情况，由评定小组决定） ，供货商将
按此固订价钱提供酒店所需材料（形成会议纪要，评定小组部门负责人进行汇签抄送酒店管理企业） ；
3、酒店财务部拟订仓存物品的采买线（即最高库存量及最低库存量，补仓不能超过
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最高库存量，储藏不能低于最低库存量） ，由仓库人员编制，酒店财务成本会计根据
过去该物品的使用量及经营情况进行合理剖析，审定出各物品的采买线，财务负责人
签名确认后，呈酒店总经理审批实施，审批后的文件由仓库及成本会计存档备查，并
按实际情况定期进行更新，财务部对每次部门申购数量进行认真审核监察，防止因物
品积压造成浪费；
4、酒店财务部对物品价钱进行认真监察，必须每月组织人员对酒店各类物品进行不同市
场的