国际会议开幕式管理流程.docx

国际会议开幕式管理流程
LT
国际会议的大型活动现场管理
工作步骤
第一步 策划开幕式的程序并编制开幕式工作计划。
会议组织委员会召开会议策划程序、编制工作计划并确定邀请贵宾名单。
第二步 邀请出席开幕式的贵宾。
按名单发出邀请。
一一落实贵宾参加开幕式的情况。
第三步 调整开幕式程序。
根据邀请到的贵宾调整开幕式程序和工作计划。
开幕式的程序要在会议日程手册上公布。
第四步 设计背景板、横幅、桌签和开幕式请柬。
第五步 布置开幕式会场。
主席台的布置。
代表席的布置。
记者活动管理设备的安装和测试。
第六步 开幕式的现场管理。
贵宾活动管理。
会议代表管理。
记者活动管理。
安全保卫管理。
车辆安排和交通管理。

特别提示
邀请贵宾参加开幕式是一件政策性很强的工作，要安排有经验的工作人员负责。
由于邀请贵宾的变化引起开幕式活动程序相应变化，新的开幕式程序要摆放在会场入口处。
开幕式的持续时间尽量不要超过30分钟。
国际会议开幕式是所有国际会议活动中重要的活动，有的开幕式甚至有多位，需要认真策划和仔细安排，特别需要加强现场管理。
开幕式的时间
国际会议开幕式既可以安排在会议专业交流活动正式开始前一天的下午，也可以安排在会议专业交流活动正式开始的第一天上午，时间
(2)代表席的布置
会议代表席的布置采用如下两种方式：工作性质的国际会议通常用课堂式；而交流性质的可以分成3部分，贵宾席、代表席和记者席。贵宾席一般安排在会场中区前几排，为了表示对贵宾的尊重，有的会议还在座位前摆上长条桌，摆成课堂式，桌上摆放桌签和饮料。桌子两侧竖立指示标牌．采用中英文两种文字书写“贵宾席和Reserved for VIP”。代表席通常要按剧院式摆放座位，座位的数量应比代表人数略多一些。在面积允许的情况下，排与排之间的距离应尽可能摆放得宽一些。横向和纵向都要留出必要的通道。参加重要者很多，有时可达上百人，这么多的人在会场走来走去，会议将无法正常进行。会议要专门为记者设置记者席。如果会场设有二层，可以将记者席设在二楼的前几排，既方便他们摄影和摄像，也可以达到对他们的走动加以限制的目的。
(3)贵宾室的布置
为接待出席开幕式的贵宾，就要安排贵宾室。举办高规格会议时参加开幕式的贵宾相当多，还要设立几个不同的贵宾室．按不同规格分别接待。会议地点最好有专供贵宾使用的大门、电梯和通道，以避免围观。贵宾接待室应安排在离主会场比较近的房间，贵宾室和主席台之间要有专门的通道。贵宾室的门口要有明显的中文和英文的标牌“贵宾室（VIPRoom)"。贵宾室摆放沙发和茶几，茶几点要有饮料和鲜花．在门口处设签到台，预先放好签到薄和笔。
开幕式的程序
国际会议的开幕式是所有会议活动中最重要的，就像开幕式在奥运会中所处的地位一样。许多大型国际会议的开幕式都会邀请国家领导人参加并致辞，这已成为当今世界各个国家举办大型国际会议时的一种时尚。
贵宾的接待
邀请和接待贵宾参加会议是开幕式很重要的活动内容。
（1）邀请贵宾
出席会议的贵宾分为两大类型。第一类型是会议本身的贵宾，包括有关国际组织的负责人、学科带头人（如诺贝尔奖获得者）、东道国的会议机构负责人。第二类型是专门邀请前来参加会议的贵宾，主要包括3种，第一种贵宾是国家级领导人，如全国人大副委员长、政府副总理以上的领导人。第二种贵宾是本行业的领导，如正副部长、会长、理事长、院士等。第三种贵宾是赞助单位的领导，如公司的董事长和总经理等。这3种人员中尤其以第一种贵宾最为重要，邀请也最为复杂。通常应该在会议举办前几个月，以书面形式逐级向上报告进行邀请。对第二、第三种贵宾以会议主办单位或者会议组织委员会的名誉进行邀请。会议组织者要在会议举办前将所有邀请的贵宾一一落实，并送上出席开幕式的请柬和其他有关材料。
(2)贵宾的现场墙待
开幕式之前，要安排级别相当的会议领导在会议中心或饭店的大厅门口迎接贵宾，这位会议领导要了解每一位贵宾的姓名、工作单位、职务和将在哪一个贵宾室休息。贵宾抵达后，要安排专门的工作人员引路，将贵宾送到贵宾室，会议的主要领导要在贵宾接待室迎接。贵宾在贵宾室的活动主要是在签到薄上题词或签字，佩戴胸花，接见和合影等。当会议代表基本落座后再请贵宾进入会场，先引导坐在主席台下的贵宾入座，然后再请主席台的贵宾入座。通常，被邀请的贵宾仅参加会议的开幕式，不参加其他活动。如果会议附设有展览会，被邀请的贵宾也有出席展览会的剪彩仪式