国际会议开幕式管理流程.pdf

该【国际会议开幕式管理流程 】是由【读书百遍】上传分享，文档一共【10】页，该文档可以免费在线阅读，需要了解更多关于【国际会议开幕式管理流程 】的内容，可以使用淘豆网的站内搜索功能，选择自己适合的文档，以下文字是截取该文章内的部分文字，如需要获得完整电子版，请下载此文档到您的设备，方便您编辑和打印。国际会议的大型活动现场管理
工作步骤
第一步策划开幕式的程序并编制开幕式工作计划。
会议组织委员会召开会议策划程序、编制工作计划并确定邀请贵
宾名单。
第二步邀请出席开幕式的贵宾。
1)按名单发出邀请。
2)一一落实贵宾参加开幕式的情况。
第三步调整开幕式程序。
1)根据邀请到的贵宾调整开幕式程序和工作计划。
2)开幕式的程序要在会议日程手册上公布。
第四步设计背景板、横幅、桌签和开幕式请柬。
第五步布置开幕式会场。
1)主席台的布置。
2)代表席的布置。
3)记者活动管理设备的安装和测试。
1/10
第六步开幕式的现场管理。
1)贵宾活动管理。
2)会议代表管理。
3)记者活动管理。
4)安全保卫管理。
5)车辆安排和交通管理。
特别提示
邀请贵宾参加开幕式是一件政策性很强的工作,要安排有经验的
工作人员负责。
由于邀请贵宾的变化引起开幕式活动程序相应变化,新的开幕式
程序要摆放在会场入口处。
开幕式的持续时间尽量不要超过30分钟。
国际会议开幕式是所有国际会议活动中重要的活动,有的开幕式
甚至有多位,需要认真策划和仔细安排,特别需要加强
现场管理。

国际会议开幕式既可以安排在会议专业交流活动正式开始前一天的
下午,也可以安排在会议专业交流活动正式开始的第一天上午,时间
2/10
通常是由东道国会议组织者来决定。例如,国际自控联合会在美国举
办第13届大会时,开幕式就是安排在会议正式开始前一天的晚上,
而第14届大会在我国举办时就是安排在会议正式开始的第一天上午。
如果开幕式安排在上午,出席了会议开幕式的代表人数就会比安排在
前一天时要多一些。这是因为来自世界各国的会议代表搭乘的航班有
许多是在傍晚之后到达,这部分代表就没有机会参加会议开始前一晚
的开幕式。

开幕式的地点取决于会议代表的人数。在举办大型会议时,经常会
出现人数多而用于开幕式的会场小的情况。有的国家在举办大型国际
会议时将开幕式安排到体育馆或者国家音乐厅。而目前在北京举办大
型会议最多的北京国际会议中心,容量最大的1号会议厅总共可容纳
2500人,若会议规模超过这个规模,一种方式是将开幕式安排到其
场他所,如在人民大会堂举办,这需要安排接送车辆,增加了会议的
开支和管理的难度。另一种就是采用主会场和分会场并用方式,主会
场举办开幕式,分会场采用电视技术进行现场直播。2004年北京国
际会议中心举办第28届国际心理大会的开幕式,将近4500名代表参
加,会议组织者安排在1号会议厅举办开幕式,将可容纳600人的2
号会议厅和可容纳1000人的17号会议厅作为两个分会场进行现场直
播,效果也比较理想,甚至有些代表就在走廊席地而坐,收看电视转
播。
3/10

国际会议开幕式的会场布置比较简单,形式也基本相同,主要包
括主席台的布置和代表席的布置等内容。
(1)主席台的布置
会场的标志物是背景板或横幅。背景板是最近十几年流行起来的,
大型国际会议都采用这种方式。通常,能够举办大型会议的会场都有
固定尺寸的背景板,会议只要按照这个尺寸制作有关内容即可。背景
板由3部分内容组成。意识会议的会徽和有关组织的徽章;二是会议
的(中英文)名称、缩写和会议举办时间和地点;三是会议的主办单
位。背景板的设计要简洁、色彩明快、主色调应与各轮通知书封面的
色调相同。横幅的制作相对简单,色颜选用以红色居多,有些会议也
选用其他颜色。为了醒目,横幅上的字一般均采用白色,内容是会议
的(中英文)名称。根据不同会议的要求,主席台有各种各样的布置
方式。
主席台的就座人数而定。长条桌上摆放桌签、鲜花、茶杯或矿泉水、
会议专用的纸和笔等。会议主持人通常坐在长条桌的一侧,座位处摆
放台式麦克风。长条桌后侧摆放椅子,长条桌的前侧摆放花草。桌签
的制作也非常简单,将人员姓名打印在纸上,插在有机玻璃制作的标
准桌签壳中即可。人名的用法有下列几种方式:全部用英文,中国人
用中文而外国人用英文,全部用中英文目中文在上、英文在下。主席
台右侧摆放1个讲台和1个台式麦克风,讲台上摆放灯和鲜花。
4/10
(2)代表席的布置
会议代表席的布置采用如下两种方式:工作性质的国际会议通常
用课堂式;而交流性质的可以分成3部
分,贵宾席、代表席和记者席。贵宾席一般安排在会场中区前几排,
为了表示对贵宾的尊重,有的会议还在座位前摆上长条桌,摆成课堂
式,桌上摆放桌签和饮料。
文字书写“贵宾席和ReservedforVIP”。代表席通常要按剧院式摆放
座位,座位的数量应比代表人数略多一些。在面积允许的情况下,排
与排之间的距离应尽可能摆放得宽一些。横向和纵向都要留出必要的
通道。参加重要者多,有很时可达上百人,这么
多的人在会场走来走去,会议将无法正常进行。会议要专门为记者设
置记者席。如果会场设有二层,可以将记者席设在二楼的前几排,既
方便他们摄影和摄像,也可以达到对他们的走动加以限制的目的。
(3)贵宾室的布置
为接待出席开幕式的贵宾,就要安排贵宾室。举办高规格会议时
参加开幕式的贵宾相当多,
分别接待。会议地点最好有专供贵宾使用的大门、电梯和通道,以避
免围观。贵宾接待室应安排在离主会场比较近的房间,贵宾室和主席
台之间要有专门的通道。贵宾室的门口要有明显的中文和英文的标牌
“贵宾室(VIPRoom)"。贵宾室摆放沙发和茶几,茶几点要有饮料和
5/10
,预先放好签到薄和笔。

国际会议的开幕式是所有会议活动中最重要的,就像开幕式在奥
运会中所处的地位一样。许多大型国际会议的开幕式都会邀请国家领
导人参加并致辞,这已成为当今世界各个国家举办大型国际会议时的
一种时尚。

邀请和接待贵宾参加会议是开幕式很重要的活动内容。
(1)邀请贵宾
出席会议的贵宾分为两大类型。第一类型是会议本身的贵宾,包括
有关国际组织的负责人、学科带头人(如诺贝尔奖获得者)、东道国
的会议机构负责人。第二类型是专门邀请前来参加会议的贵宾,主要
包括3种,第一种贵宾是国家级领导人,如全国人大副委员长、政府
副总理以上的领导人。第二种贵宾是本行业的领导,如正副部长、会
长、理事长、院士等。第三种贵宾是赞助单位的领导,如公司的董事
长和总经理等。这3种人中员尤其以第一种贵宾最为重要,邀请也最
为复杂。通常应该在会议举办前几个月,以书面形式逐级向上报告进
行邀请。对第二、第三种贵宾以会议主办单位或者会议组织委会的员
名誉进行邀请。会议组织者要在会议举办前将所有邀请的贵宾一一落
6/10
实,并送上出席开幕式的请柬和其他有关材料。
(2)贵宾的现场墙待
开幕式之前,要安排级别相当的会议领导在会议中心或饭店的大
厅门口迎接贵宾,这位会议领导要了解每一位贵宾的姓名、工作单位、
职务和将在哪一个贵宾室休息。贵宾抵达后,要安排专门的工作人员
引路,将贵宾送到贵宾室,会议的主要领导要在贵宾接待室迎接。贵
宾在贵宾室的活动主要是在签到薄上题词或签字,佩戴胸花,接见和
合影等。当会议代表基本落座后再请贵宾进入会场,先引导坐在主席
台下的贵宾入座,然后再请主席台的贵宾入座。通常,被邀请的贵宾
仅参加会议的开幕式,不参加其他活动。如果会议附设有展览会,被
邀请的贵宾也有出席展览会的剪彩仪式,然后参观展览。贵宾参观展
览,对于参展商将产生积极的影响。

如果没有身份较高的贵宾参加,组织代表参加开幕式是一件比较
简单的工作。但如果遇有大型开幕式的贵宾级别
比较高时,出于安全的考虑,要严格检查,所有进入会场的人员必须
佩戴胸卡或者持有开幕式的请柬。通常,请提前半小时就开始允许代
表入场,特别情况时可提前一个小时。由于不是对号入座,早来的会
议代表通常喜欢坐在会场的后部和两侧,会场中间的座位总是空着,
很不协调。工作人员要主动引导代表从前往后,从中间向两侧就座。
7/10
代表基本就座后,可安排简单短小的文娱演出,目的是吸引代表的注
意力,不再相互交谈,形成一种安静祥和的气氛,等待开幕式开始。

对会议感兴趣的新闻记者都会前来参加会议的开幕式,有影响力
的会议经常会有上百名记者现场采访。会议组织者应该在会场附近设
立记者招待站。记者在这里可以领取记者证、新闻报道稿和其他有关
的会议材料。记者的工作性质使得他们喜好四处走动并进行拍照,如
有上百名记者在会场来回走动,会议将无法正常进行。在北京地区举
办大型国际会议时除中央电视台、新华社等少数几家新闻单位持有特
殊的证件可以在会场进行走动采访,其他的记者只能在规定的记者席
就座。开幕式结束后,所有记者就都可以自由采访了。

安全保卫工作在开幕式中也非常重要,特别是遇有政府领导人参
加开幕式时更是如此。会场布置结束后,公安人员要对会场进行认真
的安全检查,排除任何可能的隐患。安全检查结束后,开幕式的会场
就应采取封闭措施,人员不得随意进出,会场应设有为领导人使用的
专用通道,以免造成围观的局面。在举办开幕式的大会场人口处安排
工作人员和安保人员,检查进入的人员证件和请柬。对于开幕式可能
出现的其他敏感问题,有关公安部门会采取预防措施,会议组织者只
要积极配合就可以了。
8/10

会谈开幕式若在代表下榻的宾馆或附近的会议中心举行,则主要
针对参加开幕式的贵宾进行交通安排。会议组织者要制作参加会议开
幕式的特殊车证,并和当地的交通管理部门制定行车路线。如果开幕
式的举行地点远离代表下榻的宾馆,交通的安排将是一件非常复杂的
工作。试想组织几千名会议代表乘坐上百辆“大巴”排成长长的车队
在交通高峰时段通过城市中心,会给城市造成多大的交通压力。因此,
除非万不得已,否则会议组织者应该尽量避免这种现象的发生。

与会议的开幕式相比,不管是会议组织者还是会议代表对闭幕式
的重视程度均会大幅下降,这一点从参加闭幕式的会议代表的人数就
可以充分体现出来。通常,参加闭幕式的人数仅仅为参加开幕式人数
的一半有时甚至会更少。会议既可以在全部专业活动结束后举办会议
的闭幕式,也可以将闭幕式安排在最后一个单元的大会报告后面。此
时,并不专门布置主席位,而是沿用报告会的主席台。闭幕式的时间
一般只有半小时,程序也非常简单,通常是由会议的一位负责人代表
大会组委会和程序委员会对会议进行总结,对会议的工作人员辛勤工
作表示感谢。有的会议还在会议闭幕式上宣布评奖结果,如最佳论文
奖和最佳学生论文奖等;有的还对赞助单位表示答谢并赠送纪念品。
如果是系列性的国际会议,闭幕式上还有一项重要的内容,就是请下
9/10
一届的主办单位介绍下届会议的有关情况,这就需要安排一些视听设
备。有的会议将闭幕式和闭幕宴会合在一起举行,这样安排就会使工
作变得更加简单。
10/10