外来人员来访管理规定.doc

公务来访、宾客参观管理规定我司是旅游接待单位,即有相关部门公务来访,又有宾客前来参观, 为了进一步加强公司的门禁管理工作, 规范公务来访和宾客接待参观管理, 确保公司的运营顺畅, 本着优质高效的服务原则制定本管理规定。一、公务来访人员分类 1. 公司业务往来的来访客户和应聘人员( 包括: 旅行社管理和财务人员等)。 2. 公司管理层的来访客人。 3. 政府部门或有关单位人员。 4. 新闻媒体从业人员。 5. 供应商业务联系人员、送货人员。 6. 外单位施工或检修人员。 7 、来公司应聘人员。二、公务来访人员接待流程 1、业务往来客户来访流程: 检票处人员询问来访事由及来访者身份(请来访者出示有效证件) ,电话核对受访部门经理或主管,确认后填写《来访客人登记卡》后方可让来访者进入。来访者离馆时, 应将由受访部门经理或主管签字后的《来访客人登记卡》交回检票处。验票人员核对《来访客人登记卡》后来访客户方可离开。 2 、公司管理层客人来访流程:验票处人员询问来访事由及来访者身份( 请来访者出示有效证件)后, 电话联系相应管理层, 得到确认后填写《来访客人登记卡》,验票人员带领来访客人进入办公区, 来访者离馆时, 应将由受访部门经理或主管签字后的《来访客人登记卡》交回检票处。验票人员核对《来访客人登记卡》后来访客户方可离开 3、政府部门或有关单位人员来访流程:政府部门或有关单位人员来馆检查、联系工作, 检票处人员应在核实来访人员身份后立即电话通知总经办, 总经办负责人或工作人员应前往检票处迎接, 并带客人入坐会客室(会议室) ,根据来访事宜,请相关部门负责人或公司领导会见、洽谈或陪同。公司领导如出面会见, 涉及相关部门负责人应坐陪, 特殊情况除外, 检票处做好相关登记。客人离馆后, 相关接待人员需在票务登记签核。 4 、新闻媒体从业人员来访流程:检票处人员询问来访事由以及核实来访人员身份( 要求出示有效证件), 电话联系市场销售部经理, 得到确认并填写《来访客人登记卡》后, 由市场销售部人员陪同来访客人进入。如遇未经预约的新闻媒体从业人员来访, 检票处人员在核实来访人员来访事由和身份后, 用电话通知市场销售部经理或总经办主任, 销售部经理或总经办主任根据来访事宜的重要程度, 再决定是否公司领导出面接待。客人离馆时, 验票人员核对《来访客人登记卡》后,客人方可离开。 5、供应商联系业务或送货来访流程: 检票处人员确定来访事宜及客人身份,电话联系受访部门经理(主管) ,得到确认后填写《来访客人登记卡》后让来访客人进入。如来访客人为供应商送货人员, 检票口人员应立即与受访部门经理(主管)或部门当班人员联系,得到确认并填写《送货人员登记表》后方可让送货人员进入, 供应商送货人员凭《送货人员登记表》入馆。供应商/ 送货人员离馆时,验票人员核对《来访客人登记卡》后,客人方可离开。 6 、外单位施工或检修人员来访流程: 因工作需要进入时,对一次性进馆工作的施工或检修人员, 检票处人员确定来访事宜及人员身份,电话联系工程部门经理(主管) 由工程负责部门经理(主管)到检票处填写《来访客人登记表》后, 带领施工或检修人员到达施工场所安排工作。对工期较长的工程,施工或检修人员应出示身份证,由工程负责部门经理(主管)持其身份证,在总经办办理登记手续,由总经办发给《施工通行证》(收取押金,每证 100 元) ,凭证出入。工作结束后,工程负责部门收回《施工通行证》,退还押金。 7 、应聘人员来访流程:检票处人员询问来访事由及来访者身份(请来访者出示有效证件) ,电话核对行政部门经理或人事,确认后填写《来访客人登记卡》后方可让应聘人员进入。应聘者离馆时,应将由行政部门经理或人事签字后的《来访客人登记卡》交回检票处。验票人员核对《来访客人登记卡》后应聘人员方可离开。 7、当来访客人离开时, 检票处要收回《来访客人登记卡》, 并注明客人离开的时间。由受访者直接将客人接入办公区的, 在客人离开时应在《来访客人登记表》上填写来访客人离开时间,并签名确认。收货部门人员需在《送货人员登记表》上填写送货人员离开时间,并签名确认。(觉得这段不需要) 三、宾客参观接待流程。对相关部门和人员需要优惠或免费接待时,必须办理参观登记审批手续。 1、对于公司相关部门接到相应的政府职能部门提出需要接待参观时,部门经理(主管)应填写《来宾优惠参观申请单》,并报总经理批准。 2、对于周边相关单位、兄弟单位来宾需要接待参观时, 由接待部门经理(主管)应填写《来宾优惠参观申请单》,并报总经理批准。 3 、部门经理(主管)接待的来访者原则是不允许入馆参观的,确有必要并来访者提出参观的, 部门经理( 主管) 应填写《来宾优惠参观申请单》,并报总经理批准。 4、接待部门经理( 主管) 根据总经理审批的优惠标