会务工作会后工作要点.doc

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会务工作会后工作要点
会后工作根据不同的会议类型和组织构造有着不同的要求，有些会议还要进展会议评估，其大致流程如图A所示：
1送别与会人员和离会效劳

1)感各方对会议的帮助和支持：感与会者的参会，在会议闭幕时，就要集中对与会者表示感；在与会者离去后，还应通过一定的方式〔打、发、寄信、赠送礼品、纪念品〕再次对他们表示感，欢迎他们参加以后的会议〔如果是系列会议的话〕；感会议嘉宾、主持人、发言人、演讲者的与会；感政府有关部门的支持；感协办单位、赞助单位的支持；感其他单位或其他个人的支持。
2) 感会议工作人员的辛勤工作
在会议完毕的时候，应该对会议工作人员进展慰劳和感。感的方式有：召开庆功宴会；发放会议补贴〔会议预算应该有会议补贴这一项，在会议完毕时，根据工作量的大小和工作质量的上下以及责任以及责任的轻重，给每位工作人员发放一定的现金作办为对大家为会议辛劳工作的补贴，使大家的辛劳能够得到物质上的抚慰〕；赠送会礼品。
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1)引导与会者退场：翻开会议厅所有出口；先引导与会领导退场；假设会场有多余通道，与会领导与其余人员应各行其道。
2)引导车辆驶离：会前应该做好泊车安排；尽量划区停车；领导车辆先行驶离；其他车辆按顺序依次驶离。

离会效劳工作主要包括以下几个方面的容：
1)同与会人员清理结算账目
会议一完毕，会议的主办方就要安排同与会者结算会务费用，同时向缴费者提供相关发票。结算的费用种类根本一致为：交通费用、住宿费用、会议费用，等。一般来说会议费用的承担方式有以下3种：
①由主办方承担全部费用的会议。结算程序相对复杂，在发会议邀请函的时候就要做好准备，会议回执工程要设置齐全，并要求与会者准确填写个人信息，以免非参会人员参会，增加会议负担。之后，会议主办方就可以按参会人数准备资金。
②主办方负担会务费，其他费用参会人员自理。其他费用一般包括住宿费、交通费、餐饮费、旅游观光费。有的会议旅游参观费也是主办方承担，一般来说与会单位之报销交通费和住宿费，其他不予报销。一般会议组织者将餐饮费和住宿费一起计算，开具一发票。会务组要在与会者离会前开好发票，或嘱咐与会者离会前去酒店前台结清账目开好发票。
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③所有费用由与会者担负的会议。这种会议一般由会议公司承办，会议组织者要为与会者开具以下发票：会务费，可报道时开具，也可先开收据；住宿费，一般先开收据，与会者离会时去酒店换取正式发票。
2)提醒与会者归还自己参会所借用物品，并确保自己不遗失物品。
3)发放回城票，安排送站人员
一般与会代表报到时，请他们登记回程日期和回程车票；根据登记日期会务人员应提前联系订票机构订票；发放回程票的时间应该根据与会代表所定回程票