公文处理办法.doc

公文处理办法第一条总则一、为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化, 更好地为经营生产服务, 根据《公文处理办法》结合 XXX 实际,制定本办法。二、 XXX 的公文是保证 XXX 各项经营管理活动有序开展, 具有法定效力和规范体式的公务文书, 是依法行政和进行公务活动的重要工具。三、公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷) 、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。四、公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则,做到及时、准确、安全。五、公文处理必须严格执行国家法律、法规和有关保密规定,确保国家秘密安全。六、各级企业负责人应高度重视公文处理工作, 严格遵守本办法,并加强对本企业公文处理工作的领导和检查。七、 XXX 综合管理部是公文处理工作的管理部门,负责本机关及所属单位公文处理工作的指导、培训和考核工作。各级企业应设专职或兼职人员负责公文处理工作。专(兼) 职人员应相对稳定。八、各级企业机关干部都应当认真学习掌握公文处理办法,能够正确办理公文。第二条公文种类主要有: 一、决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排, 奖惩有关企业及人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。二、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。三、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,答复上级机关的询问。四、通知。适用于批转各部门各级企业的公文, 转发上级机关和不相隶属机关的公文, 发布内部规章, 传达要求各部门和各级企业办理及需要有关企业周知或者执行的事项、任免人员。五、通报。适用于表彰先进、批评错误, 传达重要精神或者情况。六、批复。适用于答复下级的请示事项。七、函。适用于不相隶属的单位相互商洽工作, 询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。八、会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。第三条公文格式一、公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。(一) 涉及国家秘密的公文应当标明密级( 绝密、机密、秘密) 和保密期限。未标明保密期限, 按绝密级事项 30年、机密级事项 20 年、秘密级事项 10 年认定。其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。(二) 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。(三) 发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文,主办机关排列在前。(四) 发文字号包括发文机关代字、年份、序号。联合行文, 主办机关应当排列在前, 并只标明主办机关发文字号, 不编协办机关发文字号。主办机关编号时, 在年份前加“联”字。为使文件编号规范化, XXX 及各专业公司、直属企业各部门的发文一律由本单位综合管理部( 办公室) 统一编发文号。(五) 上行文应当注明签发人、会签人姓名, 还应当在附注处注明联系人的姓名和电话。联系人应为对该公文的咨询能做出答复的人。(六) 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类, 必要时应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。(七) 主送机关指公文的主要受理机关, 应当使用全称或者规范化简称、统称。(八)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。(九)印章是公文生效的标志。公文除“会议纪要”以外, 应当加盖公章。联合上报的公文, 可以只由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。(十) 成文日期以负责人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。(十一)公文如有附注(需要说明的其它事项) ,应当加括号标注。(十二) 公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。(十三) 抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。(十四)印发机关应为发文机关的综合管理部(办公室) ,印发日期以公文付印的日期为准。(十五)“会议纪要”应在标题之下注明通过日期,通过日期以会议结束的日期为准。“分送机关”标注在公文版记中的主题词之下。(十六) 公文用字。文字从左至右横写、横排。标题用 2 号宋体字加粗。正文用 3 号仿宋体字。文中如有小标题可用3 号宋体字或黑体字。每面 22 行,每行 28 个字。二、公文中各组成部分的标识规则和公文缮印要求,参照《哈尔滨铁路局机关公文格式细则》( 办文〔 2005 〕 13号) 执行。三、公文用纸一般采用国际标准 A4型( 210mm × 297mm ), 左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。第四条行文规则一、行文应当确有必要, 注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般应逐级行文,不得越级行文;上行文如确需越级,