国际化企业通用管理文案 (212)公司事务用品管理规定.doc

制度名
公司事务用品管理规定
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××公司事务用品管理规定
一、购买
第一条主管
为了统一限量,控制用品规格以及节约经费开支,所有事务用品的购买,都由事务用品管理员统一负责。
第二条订购数量
根据事务用品库存量情况以及消耗水平,向主管科长报告,确定订购数量。如果事务用印刷制品需要调整格式的话,或者未来某种事务用品的需求量将发生变化的话,也一并向主管科长提出。
调整印刷制品格式,必须由使用部门以文书形式提出正式申请,经企划部门审核确定大致的规格、纸张质地与数量;然后,去专门商店采购,选购价格合适、格式相近的印刷制品
第三条采购方法
如果事务用品库存不多,或者有关部门提出特殊需求,在这种情况下,按照成本最小的原则,选择直接去商店购买,或者采取订购的方式。
第四条订购单
各部门申请的事务用品中,如果包含着需要订购的事务用品的话,申请部门还必须另填一份订购单,经事务用品管理部门确认后,直接向有关商店订购。
事务用品管理部门,必须依据订购单,填写“订购进度控制卡”,写明订购日期、订购数量、单价,以及向何商店订购等等。
第五条追踪
签发人
责任人签名
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第六条接货
所订购事务用品送到后,按送货单进行验收,核对品种、规格、数量与质量,如果没问题, 就在送货单上加盖印章,表示收到。
进而,在订购进度控制卡上作好登记,写明到货日期、数量等等。
第七条支付
收到事务用品后,对照订货单与订购进度控制卡,开具支付传票,经主管科长签字盖章,作好登记,转交出纳科负责支付或结算。
第八条分发
事务用品原则上由总公司统一采购、分发给各分事业单位和部门。如果有特殊情况,允许各营业所或分厂、分店,在提出“事务用品购买申请书”的前提下,就近采购。
在这种情况下,事务用品管理部门有权进行审核,并且把审核结果连同申请书一起交付监督检查部门保存,以作为日后作用情况报告书的审核与检查依据。
二、申请与分发领用
第九条申请手续
各科的申请书必须一式两份,一份用于分发事务用品;另一份用于分发领用事务用品台账登记。在申请书上写明所要物品、数量与单价金额。
第十条分发手续
(两份)之后,进行核对,并在申请受理册上作好登记,写上申请日期、申请单位、用品规格与名称以及数量;再填写一份用品分发传票给发送科。 ,把申请所要全部用品备齐、打包,通过邮局寄给分事业单位。
签发人
责任人签名
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,写明寄送日期、品名与数量等。一份申请书连同用品发出通知书, 转交用品管理科记账存档;另一份作为用品分发通知,连同寄出包裹一起返回各分事业单位。
第十一条报废处理
对决定报废的事务用品,要作好登记,在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理有关事项。
三、保管
第十二条填写台账
所有入库事务用品,都必须一一填写台账(卡片)。
第十三条保管
必须清楚地掌握事务用品库存情况,经常整理与清扫;必要时要实行防虫等保全