公司文件管理规定.doc

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公司文件管理规定
目的和作用
公司的文件资料是公司的重要财富,加强对文件的管理,使文件在经营管理中充分发挥信息导向作用,保障和促进宫缩各项经营活动的顺利进行,,文件销毁后,监销人也在销文登记表上签字.
5．阅文管理
根据文件的不同情况,阅文管理包括传阅管理、借阅管理和阅文室管理几个方面.
文件的传阅管理.
总经办主任应指定专门负责传阅文件的文秘人员〔可兼职,负责对文件的传阅进行跟踪管理,准确掌握文件流向.
对传阅文件实行登记制度,传阅人收到文件时,应在登记簿上填写签收,阅完后把文件退回并注明.
阅文者不得将文件在同级之间横向传递,阅完后应退还文秘人员,由文秘人员交给下一个传阅人.
为了防止文件在传阅过程中积压,从而延误办理,文书部门应当及时催阅,以提高文件办理的效率.
文件的借阅管理.
总经办负责制定文件借阅的有关制度,包括审批、登记、催退等方面具体要求,文秘人员,又文秘人员在文件借阅管理中应严格照章办事,确保文件借出后是有利于企业而不是危害企业的.
借阅文件者应对文件负责,遵守以下纪律：
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a. 保护文件不得丢失.
b. 借阅的文件不得翻阅,不得转借他人.
c. 做好保密工作,不得转借他人.
d. 爱护文件、注意清洁,不要弄脏.
e. 在规定的时间内,阅后退还.
本企业的工作人员借阅业务性的非机密文件,可以不经领导的审批,,尤其是在阅读范围之外的,必须经公司领导批准.
为单位人员借阅文件时,须持有介绍信,经总经理的特批方能办理借阅.
绝密文件只有董事长、总经理可以借阅,其他人员〔指阅读范围内的人员只能指定地点或阅文室内阅读.
阅文室的管理.
对于存放份数较少、机密程度高和不便传阅、借阅的文件、资料和刊物,应在总经办专设的阅文室阅读,这样既能加强文件的保密管理,也有利于文件的利用.
在阅文室内的文件要分级别存放,以便于阅文室人员按规定的阅读范围提供文件和资料.
阅文室的一些固定阅文者,由总经办发给"阅文证",,并且必须在阅文室负责人陪同下领取所需文件阅读,不能随意翻看其他文件.
6．文件的复印管理
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公司文件的复印由总经办统一负责组织进行,各部门应将需复印的文件资料送到总经办,并应填写复印登记表,然后才能复印.
各部门主管和公司领导负责对分管范围的复印文件资料的内容、印张进行审查把关.
一搬文件资料的复印,经部门主管签字同意,即可交总经办复印.
机密文件资料的复印,须经公司分管的副总经理签字批准.
绝密文件资料的复印,必须经总经理签字批准.
需要公开发表的文件,同内部印发文件一样,也必须事前按以上条款的规定办理审批手续.
按照统一的原则标准,将卷内所有文件分为永久、长期、短期三种不同的保管期限.
文件资料的翻印除了复印,其他如打印、传真等,均应按复印的管理规定和要求执行.
应按照一定的规律排卷内文件,使文件保持条理性,一般要求是：
7. 附件
附件一：公司文件资料利用管理程序图
附件二：公司文件目录表
附件三：文件传阅管理工作内容一览图
附件四：文件传阅单
附件五：文件借阅管理工作内容一览图
附件六: 文件借阅登记表
附件七：文件复印管理流程图
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附件八：销文登记表
公司文件目录表
类目：
日期
文件号
发文机关
文件标题
处理情况
存档
转出
销毁