商务中心服务流程.doc

商务中心服务流程
一、复印、打印的工作流程
项目
标准
1、问候
客人来商务中心时， 向客人问
好“早上好、下午好、晚上好”，
要求站姿正确，面带微笑 ,
用
礼貌的语言
总机记录电话费。 传真发送完
毕后，将原稿与报告用回形针
别好，双手交给客人， 根据时
间收取费用。
6、检查

1、根据传真报告核对传真原
7、结账、道别
8、入账、存档

稿是否每页都已发出， 如果出
现断页，则帮客人继续发送；
2、如果传真机打出ＥＲＲＯ
Ｒ报告，询问一下客人是否要
继续发送传真， 一般要客人打
电话与对方进行确认， 此种情
况按报告上的时间收取电话
费。
同上
及时存档
三、接收传真程序
项目 标准
1、查看 及时检查不在岗时收到的传
真，平时工作中也应不时注意
是否有传真到。
2、查看 1、将传真从机器上取下，根
据传真上显示的内容检查页
数是否收全。 查阅电脑， 核实
收件客人的姓名、房号。
2、如果是非住店客人要求接
收传真，则应告知客人本酒店
的传真号码与收费标准。 传真
收好后按照标准收费。
3、登记 1、登记在 “接收传真登记簿”
上，注明收到的日期、 客人姓
名、房号、页数、员工名字及
收到时间。
2、将传真放入信封，注明客
人的姓名、房号、页数。
如果收到的传真， 该住店客人
已退房或查无此人， 首先在登
记本上用特殊颜色笔突出显
示。如有对方的回复号码， 要
给对方一个回复传真， 告知此
4、询问
5、结账、道别
6、入账、存档

客人无法联系到的原因。 发完
回复传真后， 员工将传真原稿
和回复的传真件一起订好， 放
入无人接收传真文件夹并登
记。对于此类传真， 商务中心
将代为保存， 保存时间一般为
半年，半年后将销毁。
联系住店客人， 询问客人是自
已来取件， 还是要求送房。 当
客人领取传真时， 必须请客人
签字认可。如果客人要求送
房，马上通知礼宾部， 请行李
员立即送房。
同上
及时存档
四、提供文字处理服务程序
1、问候

项目

标准
客人来商务中心时， 向客人问
好“早上好、下午好、晚上好”，
要求站姿正确，面带微笑 , 用
礼貌的语言询问客人的要求。
2、询问
3、查看
4、建档
5、操作

明确客人要求， 并主动介绍单
价。
1、接过原稿通读一遍，识别
每一个字母和数字， 有不清楚
的地方马上询问客人。
2、根据原稿的量来估计所需
的大约时间， 并告知客人， 如
果客人不愿意等， 则记下客人
的房号或联系电话， 可让客人
过一会时间来校对原稿。
为客人所处理的稿件应存在
一个客人专用的文件夹中， 保
存期为一周左右。 保存期内应
为客人保密， 保存期后就将之
删除。
1、开始打字，要求准确、迅
速，排版美观