会议室管理规定.doc

会议室管理规定
会议室使用管理规定
一、制订目的:
为合理安排会议时间，调配会议(客)室之使用，保障会议室的正常使用状态，同时方便前台正确引领客户至会议室，缩短客户等待时间，维护公司形象，特订立本规定。 二、适用范围:
本制度　会议室管理规定
会议室使用管理规定
一、制订目的:
为合理安排会议时间，调配会议(客)室之使用，保障会议室的正常使用状态，同时方便前台正确引领客户至会议室，缩短客户等待时间，维护公司形象，特订立本规定。 二、适用范围:
本制度仅适用于公司写字楼各共用的会议室的管理与使用。 三、权 责:
:全面负责会议室的日常管理。
1?会议室使用接收及相关协调工作;
2?会后会议室整理、清洁检查和维护。
2(行政部写字楼清洁工:负责会议室日常5S工作。
3. 各部门:负责会议室的申请并遵循本规定规范使用会议室。
1?会议室的及时申请;
2?会议中会议室内所有器材设备的准备、保管与维护;
3?会后“5S”工作。
四、具体流程:
使用者按时对前台登记申使用者填写会议结束整 号使用会议室 使用申请表 请表 理验收
1(申请:各部门或者个人使用会议室，需预先填写《会议室使用申请表》(附件1)后交至前台文员处。
1?申请时间:
A(正常情况下均需提前4小时申请;
B(特殊情况、紧急会议可电话与前台协商处理;
C(每周固定的例会时间、例行使用固定会议室，可不必重复申请，但需在前台处登记备案。
2?申请会议室规格:可以优先申请条件较好的会议室，但遇有冲突时，可按下述原则进行协调。
适用会议类型 会议室编号 会议室规格
大型、高规格会议/适用于接待重要客户及刚建
1号 20-50人
立关系的客户，公司内部中、大型会议。
一般会议、洽谈/适用于接待一般客户、公司内
2号 6人左右
部小型会议
中型会议、洽谈/适用于接待比较重要的客户、
3号 10-20人
公司内部会议。
4-6号 6人左右 仅适用于公司内部无需使用投影仪的小型会议 2(前台复印室文员收到《会议室使用申请表》后，及时登记在《会议室使用登记表上》，遇
有冲突时，应及时与相关会议室使用者联系并相互协调。
3(若申请使用的会议室在预定时间不能按时使用(提前、推后或取消)时，申请人应及时通
知到前台文员处。
4(使用完毕，申请使用者应负责关闭会议室的灯、空调、投影仪(并收起投影幕)等设备，
并将白板上的字迹清理干净、摆放好桌椅、通知前台复印文员后，方可离开。 5(前台复印文员负责检查会议室卫生和硬件是否完好，并依据使用部门/个人会后整理情况
对其提出改进意见。部门/个人整理不彻底或完全未整理达2次及其以上者，将提报至行政人事课
进行相应的处罚。
五、注意事项:
1(会议室使用人员须爱护会议室的设施和物品，若属人为损坏经查证属实者，须照价赔偿; 2(会议室使用需遵循客户优先，先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则; (投影仪等设备有专门人员调试，未经允许，不得随意变动，如出现故障，影响会议进行，3
可通知电脑部相关人员进行调测。
4(前台