ICTI程序文件019文件管理程序正文.doc

文件修订履历
版本
修订理由与内容简述
修订日期
拟定
审核
批准
文件修订履历
版本
修订理由与内容简述
修订日期
拟定
审核
批准
1．目的
建立并维持程序对所有管理系统文件与资料进行管制。
2．范围
各管理系统(ICTI管理系统,ISO9001管理系统)中所有受控制文件与资料。
3．程序

受控正本文件：由文件发起人书写之文件和资料。
作废文件：已失效之文件，应交还文控中心处理的文件。
受控副本文件：受文件控制中心控制且受控使用在相关部门/场所之文件。
外来文件：各种国际、国家标准、法律法规、客户图纸/样板、检验标准等公司
有关文件。
文件分类
管理系统文件分为四个层次，且低级支持高级：
管理系统手册为一级文件，提供公司政策和管理系统模式，并解释各管理系统标准的各要素。
各程序文件为二级文件，提供工作方法和运行程序。
各类制度、操作规程、管理方案、工作指引等为三级文件，提供某一作业或活动的具体标准和要求。
各类记录、表格为四级文件，提供证实管理系统运作的依据，并作为后续改善分析的资料。

ICTI管理系统文件的编写和审批：
手册由管理代表编写，由行政总监审核，总经理批准。
二、三级文件由各委员会及各相关部门主管编写，管理代表审批。
四级文件由各部门编制，部门主管审批。
质量管理系统文件的编写和审批：
各部门负责人根据实际需要起草文件，与其它部门运作有关联时，需要进行咨询，征得相关部门的认可。文件需要符合ISO 9001:2000要求，公司运作之实际，以及相关的格式。
品质手册应由管理代表编写，报行政总监审批，总经理批准；
质量体系程序应由部门最高负责人编写，报管理者代表审批，总经理批准；
部门工作指引由各部门主管编写，管理代表审批；部门内部作业指引可由相关的负责人编写，管理代表审批。
其它受控文件由相关的部门主管以上人员审批。
其它特殊情况下(如文件审批人不在等)，可由相关的有权人代为审批，但该审批
人必须有有效的授权书。
3．4 文件的更改
出现以下情形时，文件需要更改：
、标准和其他要求出现变化。
，文件不能满足要求。
〔包括机构的重大调整〕。
，发现有更改需要。
。
文件更改应由原编制人修改及原审批人批核，如上述人员不在公司，可由熟悉此工作的同级或上级人员进行，并要参考原文件。文件更改后，由文控中心制订新的文件版