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哈克房地产有限公司行政办事务管理制度
第一章总则
为加强公司行政办公事务管理,理顺公司内部关系,提高办事效率,使各项
管理标准化、制度化,特制定本制度。
本制度中所指行政办公事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公
用品管理、报刊及邮发管理等。
第二章档案管理
存档范围:
公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档
案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件及材料。
档案管理指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档
案绝对安全。
档案的借阅与索取:
(1)总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅
手续,直接担档;
(2)公司其他人员借阅档案前,要经主管副总经理批准,并办理借阅手续;
(3)对借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总经理批准后方可摘录和复制,一般内部档案资料须经总经理办公室主任批准后方可摘录和复制。
档案的销毁
(1)任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料;
(2)若按规定需要销毁时,凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁,一般内部档案,须
经总经理办公室主任批准后方可销毁。
(3)经批准销毁的公司档案,档案认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁。
第三章印鉴管理
公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。
公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后再由管理印鉴人盖章,如违
反此项规定其造成的后果由直接责任人员负责。
公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文,应统一编号登
记,以备查询和存档。
公司一般不允许开具空白介绍信、证明,如因工作需要或其他特殊情况确需开具时,必须经主管副总经理签字批条后方可开出,持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的使用情况,未使用的必须交回。
盖章后若出现意外情况均由批准人负责。
第四章公文打印管理
公司公文的打印工作由总经理办公室负责。
公司各店所有打印公文及文件,必须一式三份交各店总经理办公室留底存档。
第五章办公用品的管理
办公用品的购发:
(1)每月月底前,各店负责人将该部门办公用品购用计划提交总经理办公室;
(2)总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预并由部室主任签字领回;
(3)除正常配给的办公用品外,若还需用其他用品的须经总经理办公室主任批准方可领用;
(4)公司新聘工作办公用品,办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单,负责为其配齐,以保证新聘正常工作。
(5)负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当;
(6)负责购发办公用品的人员要建立帐本,办好入库、出库手续。出库时一定要由领取人员签字;
(7)办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事,非工作不允许进入库房。
第六章报刊及邮发管理
报刊管理人员每半年按照公司的要求做出订阅报刊计划及预算,负责办理有
关订阅手续。
报刊管理人员负责报刊取回并进行处理、分类、登记,并分别送到有关部门。有关部门处理后,一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。
任何人不得随意将报刊据为已用,若需处理,需经总经理办公室主任批准。
第七章附则
公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。
(1)私人信件,一律实行自费,贴足邮票,交办公室或往邮局。
(2)所有公发信件、邮件一律不封口,由收发员登记,统一封口,负责寄发;
(3)控制各类挂号信。凡因公需挂号者,须经各部室主任批准,总经理办公室登记后方可邮发。
本制度解释权归总经理办公室。
本制度从发布之日起生效。
为使公司行政办公事务管理水平提升到更高层次,特制定如下规定。
办公仪表规定:
:男士着公司统一套装、白衬衣、皮鞋,必配领带;
:女士着公司统一套装、白衬衣、皮鞋;
,熨烫平整,领带笔挺,皮鞋亮净。
办公室规定:
:桌面除公司购置案头用品及电脑外无其他物品;
:放置文件文件盒、笔筒、书籍外,不准放其他物品;
:靠背、坐椅一律不能放任何物吕,人离开时将椅子放于是桌下;
:桌前呈45°角贴墙放置,横式主机置显示器下,竖式主机置桌面下;
:置办公桌下左角或辅桌后部,面朝办公椅;
:置辅桌后;
:放指定地点,不得随意移动;
:必须上报架,或阅完后放入办公桌内;
:请置挂于是衣帽间或柜子内,严禁随意放在办公桌