公司采购管理制度.doc

采购管理制度
1. 总则
,特制定本制度。
(含办公用品、工程、设备设施维修/维护等项目)。
2. 采购/招标原则
严格执行询议价程序
采购/招标活动,必须由项目需求部门拟定工程、办公用品、项目的招标书(含项目完成时间、质量要求及验收标准等);
采购/招标活动,必须有三家以上具备合法资质的供应商提供报价,同时应围绕供应商资信情况进行背景调查,并如实记录;
在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上,由管理部联合采购项目需求部门、财务部进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格及采购/招标要求;
临时性应急采购/招标的项目,须向公司领导电话汇报,经授权确认后,可以先予实施,但应于项目实施之日起五个工作日内,补充完善相关审批程序。
采购会审、合同会签制度
采购/招标活动,必须各相关部门共同参与,调研汇总各方意见,形成书面的评估报告,经公司领导审核,并确认最终中标单位;
采购业务负责人根据采购项目招标书相关要求,拟定《合作协议》,报公司领导审核;
采购业务负责人与中标单位沟通并确认《合作协议》,报公司领导批准后,予以执行。
职责分离
采购人员不得单独实施货物、工程项目和服务的验收;
采购/招标过程中,货物质量、数量、交货等问题的解决,应由管理部、项目需求部门根据合同要求及有关标准,与供应商协商完成;
财务部负责对项目采购/招标过程中,相关费用的审核及评估程序合法性的监控。
一致性原则
采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致;
在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下,采购人员应及时反馈信息,由项目需求部门综合评估,变更采购单,经公司领导确认后,再次向供应商发出采购要约。
廉洁制度
所有采购人员必须做到:
自觉维护公司利益,努力提高采购质量,降低采购成本,提高采购效率;
加强学习,提高认识,增强法治观念;
廉洁自律,不能向供应商索取或收受回扣;
严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督;
工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失;
努力学习业务,广泛掌握与采购业务相关的新设备及市场信息。
3. 采购程序

供应商必须具有合法资质(供应商评估过程中,参与投标单位应提交营业执照、税务登记证明、组织机构代码证及其他专业资质证明);
对于经常使用的商品或服务,管理部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况,建立供应商档案,做好记录,会同相关部门对供应商定期进行评估和审计;
在选择供应商时,必须进行询议价程序和综合评估;供应商为中间商时,应调查其信誉、技术服务能力、资质、以往的服务对象及客户评价情况,供应商的报价不能作为唯一决定的因素;
为确保供应渠道的畅通,防止意外情况的发生,应有两家或两家以上供应商作为后备供应商