会务工作会后工作要点.docx

会务工作会后工作要点.docx会务工作会后工作要点
合适的人员和车辆送站。 如果是身份高的与会贵宾，则应由主办方领导亲自送站。
4)了解自带车辆、人员的返回日程，路线和油耗情况
提前选定路线， 给车辆加好油，并处理好特殊情况；要有危机预防意识 ,提醒安全驾驶 ,做好电话回访，确保安全回程。万一出现突发事故 ,请示领导帮助解决问题。
５）做好暂留与会者的住宿和膳食安排
暂留人员中有一部分可能是外地人员 ,有购物和旅游的需求 ,会务
组织方，应尽力协助其满足需求 ;对于一些特殊要求请示领导后，尽
量满足。
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会场清理与会费结算
2．1 会场清理
２．
1)若是在本单位会议室开会 ,会务人员只需将会标、 桌牌等针对本
次会议的相关标志撤走，并恢复会议室原貌即可。
２）若是租赁会议室，那么清理工作就会更为复杂。还清借用、
租用的设备 ,如因特殊情况不能归还 ,应入库并交由专人保管 ;撤走会场的临时性布置 ,包括会标、彩旗、绿植等；清点会议用品、用具 ,能再次使用的归库管理 ;一次性用具和用品进行销毁 ;将会场中搬动过的桌椅恢复原样 ,并将地面、门窗清扫或擦洗干净；撤走会场外的会议
标志如通知牌、方向标等；通知配电人员切断会场不再使用的电源 ,
并通知服务人员关闭会场。
2． 会议文件清理
会议文件的清理主要涉及文件的收集、整理、归档和销毁，这点
将在下面的章节详细介绍。
2．2 会费结算
在会议的组织过程中， 有多项费用需要等到会议结束才能进行结
算和支付 ,如场地租赁费、设备租赁费和劳务费等。会费结算时应当
做到账款两清 ,准确无误；将相关票据、合同和账目妥善保管，防止
混乱和丢失。
1)住宿费、会场租赁费等费用结算
会议结束后，秘书应当及时同会场出租方结清会议的各项费用，
主要包括会议室租赁费、设备使用费和会议期间的其他费用。
如果会议组织方承担所有费用 ,那么会议秘书要及时同酒店结清
住宿费 ,并开具好发票，以便回单位进行财务决算。需要注意的是 ,住
宿费不包括使用房间的长途电话、客房酒吧、在酒店签单等费用。会
议主办方所收取的费用一般也不包括这些费用。 会务人员可以事先同
与会人员交代清楚或让酒店撤掉这些服务。
2)和单位财务部门的决算
预算经过领导审批过后， 会务人员就可以到财务部门预支会务经
费；会议结束后会务工作人员应该用财务人员 ,按会议预算计划，进
行会议开支的财务决算 ;如果超出预算计划 ,需要说明充分的理由 ,才
能够进行报销。
会议纪要撰写
会议纪要撰写的一般流程如图 4-1 所示 :
３ .1 会议纪要的概念和特点
概念
会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整
理而成的 ,它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定
事项和重要精神， 并要求有关单位执行的一种文体。 有的需要下发执
行的会议纪要 ,可以“通知”形式发出。
3． 1．２特点
1)内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会
议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。否则 ,就会
失去其内容的客观真实性 ,违反纪实的要求。
2)表达的要点性。会议纪要是依据会议情况综合而成的。撰写会
议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、 提炼和概括。重点应放在
介绍会议成果，而不是叙述会议的过程 ,切忌记流水帐。
3)称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪
要反映的是与会人员的集体意志和意向 ,常以“会议”作为表述主体