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物资采购工作流程
第一章总则
为搞好酒店的采购工作,保证优质廉价的供应,确保经济指标的完成,以及防止一些不良倾向的发生,特制定本制度。
财务部是酒店采购工作的专业部门,酒店所需物品原则上均由其统一购买,其他部门有参与监督、支持配合权,未经同意擅自采购者财务拒绝报销。
所有采购活动必须遵守国家有关法令、法律和法规。
采购人员必须忠诚企业,遵纪守法,视企业利益为最高利益,不徇私情,不谋取个人利益,不贪污受贿,要以酒店利益为主,相互监督,相互配合,共同把关。
采购人员必须熟悉各类商品的质量标准和市场价格,具有辨别假冒伪劣商品的一般性常识,了解其主要性能指标、功效、技术含量、成分配比及简易的辨别方法。
第二章采购项目的申请
凡是仓库储备的项目由其提出采购申请,仓库的每种存仓物品均应设定合理的采购线,在存量接近或低于采购线时,即需要补充货仓里的存活,仓库主管要填写一份仓库补仓“采购申请单”,申请之前必须认真检查库存量及消耗量。
仓库储备以外的项目由各使用部门提出采购申请。申请之前需查询仓库是否有该项储备,或在仓库多余物资中是否有代用品。
经确认实属必须购买的项目,必须由仓库或使用部门按照不同的情况提前填写不同类型的申购单,经部门负责人、库管员、分管领导(一般为副总)签字后,经驻店总经理审批后交采购部统一办理。
厨房直接正常消耗食品由各餐厅主管、厨师长,根据当日经营情况,预测明天使用量,填写“厨房每日市场订单”,一式四联报送采购部。
厨房正常消耗品以外的采购项目填写“物资申购单”,一式四联,部门留存一联,其余三联报送采购部。
所有采购项目的申请要加强计划性,减少盲目性,提前填写,留有余地。
①需加工定做的项目需视生产周期提前提出申请;
②常用批量项目,由酒店各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测,在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核;
③一般项目需提前10天提出申请;
④厨房直接消耗食品每周二、四、六中午之前提出申请,一、三、五进货;
⑤特殊项目按有关规定随即处理。
第三章采购项目的择商、确认与报价
所有厨房“每日市场订单”以外的采购申请单报送到采购部后,由相关采购人员负责订单的择商、确认与报价。厨房“每日市场订单”直接交于相关采购人员,由其负责落实报价后,留存第一联,其余三联返送厨房及收货部(库房)。
采购人员对申购单中的疑问要及时与申购部门的负责人沟通,在确认无误后,按照要求时限尽快找到至少3家以上的供应商,进行业务洽谈,经过对比筛选,择优确定报价填入申请单,并填好总金额、供应商名称。
为保证所进货物的价格符合现行市场价格标准,对于一般采购项目(厨房日常直接消耗品以外),采购人员必须建立市场调研制度(每月13日、28日),经常性地对各类商品的市场价格进行调查摸底。对于厨房日常直接消耗品,行政总厨(厨师长)要每周一进行一次市场询价,摸清市场行情,以便以最低的成本购货。
供货商的优惠、折扣、赠送、回扣等必须归饭店所有,必须在报价中注明并办理正式的入库手续,以零成本入帐。严禁采购人员擅自私分或擅自赠送他人。
对于有特殊要求的或需加工定做的采购项目,需要做详细说明或提供完样;供方按要求或完样提供样品,经管理授权人签字后方可进一步洽谈。
采购部对内要主动与部门保持密切联系,树立服务意识, 熟知酒店物品的