(商函范文.doc

商函范文商函范文商函是指利用信函的方式,通过邮政的渠道,向指定的单位或个人传达商务广告信息,以期达到一定目的信息传播活动。商函的一般格式如下:1)中文信函如同一般信函,商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。(1)开头开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写,称呼后用冒号。(2)正文信文的正文是书信的主要部分,叙述商业业务往来联系的实质问题,通常包括:①向收信人问候;②写信的事由,例如何时收到对方的来信,表示谢意,对于来信中提到的问题答复等等;③该信要进行的业务联系,如询问有关事宜,回答对方提出的问题,阐明自己的想法或看法,向对方提出要求等。如果既要向对方询问,又要回答对方的询问,则先答后问,以示尊重;④提出进一步联系的希望、方式和要求。(3)结尾结尾往往用简单的一两句话,写明希望对方答复的要求。如特此函达,即希函复。同时写表示祝愿或致敬的话,如此致敬礼、敬祝健康等。祝语一般分为两行书写,此致、敬祝可紧随正文,也可和正文空开。敬礼、健康则转行顶格书写。(4)署名署名即写信人签名,通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函,署名时可写单位名称或单位内具体部门名称,也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函,为郑重起见,也可加盖公章。(5)日期写信日期般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要,不要遗漏。2)英文信函同国外进行经商的业务往来信函,常用英文书写,按英文信函的习惯用法,由信头、日期、收信人姓名地址、称谓、正文、结尾、签字和其它等8个部分组成。(1)信头信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。(2)日期日期通常打印在信头的右下方位置,或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式写法是日、月、年;美式写法是月、日、年。为了避免误解,日期、年份用数字表示,月份则用英文表示,第一个字母要大写,也可用缩写。比如Mail,1998(美式写法);1,May,1998(英式写法)。(3)收信人的名称及地址与信封上的收信人名称和地址相同,通常打印在信纸的左侧,低于日期位置24行,也可在签字位置下24行。书写收信单位名称时,应特别尊重对方的习惯,不能随意增删公司名称前的冠词The,也不能随意改用繁写及缩写,,否则会被认为是不礼貌的行为。如果收信人是个人,就应在收信人姓名之前加称谓,如Mr.(先生),Mrs.(夫人),Miss(小姐),Hon(用于称呼市长、部长、大使等),Pres.(总经理、会长、总统等),Prof.(教授)等等。收信人地处的书写格式与信封相同。(4)称谓在英文信函中,相同于阁下、先生等类礼貌性称谓,常用Dearsirs;称呼企业,公司的妇女组织常用Madams,Ladies;无具体收信人姓名用DearSir称呼收信者。(5)正文正文的地位和内容与中文书信相同。在英文商业信函中,信文从称谓下两行起书写,行间相距一1234全文查看行,段落间空两行。信文以占信纸的四分之三为宜,四周留出一定空白,每一行左起第一字要取齐,右起第一字不必一律取齐,但尽量要考虑到整齐美观。(6)结尾英文商业信函的结尾是写信人的谦称,相当于敬上的意思。若收信者为公司,谦称则常用:YoursTruly,TrulyYours,Yoursfaithfully等;若收信者为个人,则常用:Yourssincerely,Sincerelyyours等。需要注意的是,结尾的谦称后必须加逗号。(7)签署签署由两部分组成,一是写信人的签名,二是打印出的写信人的姓名。签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。为易于辨认,在签名下还应打印姓名,有时还将职衔一并打樱常见的职衔有:ChairmanoftheBoardofdirectors(董事长),President或Genera1Manager(总经理),Director(董事),StandDirector(常务董事),Manager(经理),HeadofDepartment(职员),Manageress(女经理),HeadofaDepartment(处长),Sectionchief(科长)等。需要指出的是,写信人如要代表企业单位或代理签署时,应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称,然后才签署,以表明该信不是以写信人个人身份写的,信由所述事宜均由企业单位负责。(8)其它商业信函除上述内容外,还经常遇到以下情况:①写信人提请对方特定人员注意时,可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明,并加上Attn.(Attention的缩写)字祥,也可在字下划横线表示。②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的,常在信内列出事由项,记在信文的上方,并在Subjec