时间管理与会议管理学员手册.docx

本次课程目标
在一天课程中，我们能够
•理解时间管理的定义并意识到时间管理的重要性;
•掌握时间管理的原则和方法；
•掌握会议管理的一些基础知识和概念；
•运用高效会议管理的相关工具；

目标金字塔
，开会需要有充分的理由，比如当你：
需要整个团队就某一个问题提出他们的想法和建议时
需要团队参与决策或解决问题时
需要团队来解决一个仅通过一对一的交流方式所无法解决的问题时
需要和整个团队一起分享信息、分享成功或排忧解难时，或是想要每个团
有队成员都意识到这时一个特殊时刻时
需要来自不同团队的那些有着各不相同的观点和日程安排的团队成员集
思广益来解决一个问题时
需要明确由谁来对所出现的问题、所造成的麻烦或者所涉及的领域负责时
发现团队成员觉得非常有必要开会时
但当下列情况出现时，就没有必要开会：
会议议题不值得浪费与会者的时间
问题己经有了答案
还有比开会更好的方法
没有足够时间准备会议
团队上下一团糟，需要时间调整，还找不出产生矛盾和挫折根源的时候
2、如何准备会议
会议准备工作核对单
这个清单可以确保你不会漏掉会议的重要步骤，进而使你的会议更加富有成效
你有没有……
有
没有
备注
1、确定会议的目的？
2、确定会议的目标？
3、确定与会者并清晰他们出席的目的？
4、确定决策的方法（比如，领导决策法，多数票决策法，全体一致
通过决策法）？
5、确定什么时候、在哪里举行会议，并确保会场未被占用？
6、确认会议所需的设备是否齐全？
7、通知与会者会议的时间和地点？
8、制定一个初步的议程表？议程表上有没有写清楚会议的目的和目
标？
9、把这个初步的议程表分发给重要的与会者和其他利益相关者，以
便提前试探他们对会议的看法？
10、最终确定会议的议程表，并把它分给每 个的与会者？
11、把需要准备的报告或者议题分发给与会者？
12、核实是不是所有的关键人物都将出席会议？
13、做好自身准备（内容，流程，稿子，等等）
二、召开会议
1、主持会议的流程与方法:
流程
具体做法
在会议一开始就树立起你的威信
1、 按时开会
2、 、简单介绍会议要讨论的问题
3、 制订或回顾会议的基本规则
熟练主持会议
1、 严格按照议程表主持会议
2、 确保每个观点都得到倾听
--点头且微笑
--眼神的接触
--发出倾听的声音
—身体向前倾
—重复和总结
--必要时做记录
3、 营造氛围，尽量做到全员参与
-对所有人及所有发言都给予感谢
-关注与会者的情感，情绪的变化
-不要评价观点，询问更多信息以澄清观点
-要求与会者对事不对人
-使用开放和热情的身体语言
4、 管理可能的冲突
5、 使会议紧紧围绕议题进行
6、 时刻注意自己作为主持人的身份
结束会议
1、 对会议进行总结
2、 把会中提及的重点内容记录下来
3、 按时结束会议
4、 自我鼓励
2、 会议记录管理原则
--指定记录者
-重要的会议应该进行录音
~记录者的笔记流畅不失真
-会议结束后整理会议内容
-与主席共同修正错误部分
--将会议记录发送给与会者
3、 相关工具
会议议程表
会议的目的：
会议的目标：
会议的主题：
与会者：
地点：
日期和时间：
议题
负责人
时间
时间管理
第一章时间管理的重要性
♦时间的特点
♦时间管理的定义
第二章时间大盗
♦没有人生目标
♦没有职业方向感
♦没有计划
♦行事拖沓
第三章时间管理的原则与方法
♦要事管理
目标管理
自我管理
会议记录表
会议的目的：
会议的目标：
会议的主题：
与会者：
地点：
日期和时间：
会议记录：
议题一：
发言人
内容
后续跟进（Who/When）
议题二：
发言人
内容
后续跟进（Who/When）
三、会后跟进
会后跟进表
会议主题：
与会者：
目的：
目标
第一•项议程、；
得出的观点
决策和建议
第二项议程
得出的饿观点
决策和建议
行动方案
任务
负责人
截止日期
第一章时间管理的重要性
—、时间到底是什么？
假设每一天都有86400元进入你的银行户头，而你必须当天