改进时间管理的方法.pptx

时间管理的改进方法
中国企业管理培训学院副教授
美国培训与发展协会高级训导师
西奥多企业管理顾问首席咨询
舒晓东博士
方法之一：消除 干扰
原因分析和充分组织就不要开会，做出计划期望结果和决策的拟定，确定会议的功能。
根据会议内容、与会人员状况等选定合适的地点和时间、相应的会议设备等，会议通知要全面，包括与会者要准备的材料、会议的议题、预期的建议、时间、地点、具体要求等。
适当减少会议次数，精简会议内容；有效的会议不仅起到决策的作用、还是正式沟通的一种有效方式，并重申开会纪律，惩罚迟到者。
偏离会议主题和议题，经常跑题，偏离会议内容，扯远话题，对会议没有有效的控制和组织。
干扰不断，会议混乱缺乏会议纪律。
没有规定会议时间和各个议题的时间分配，属于自由论坛，时间拖得很长而没有实际内容。
要求不相关的人陪会。
会议时没有收集到足够的资料和信息，决策不当。
不按时结束会议，听任表现欲望强的人长篇大论，没有会议总结和记录等，不对会议任务和期限进行核定。
会议中严格按照会议议题进行，偏离后要及时返回，对会议实施组织和控制，不允许闲谈和其他与会议无关的活动。
不允许会议期间任何的内在和外来干扰，重申会议纪律、严格会议管理，提高与灰者的积极性。
事先确定会议的时间及各个议题的分配，要与会议及议题的重要性紧密相连，围绕会议主题，防止空、大、假、夸等。
及时清除无关人员。
会议是一个良好的收集信息和资料、制订决策的时机，充分利用，使信息提供者尽量提供准确可靠的资料供决策者使用。
在规定时间内结束会议，控制表现力强的人，进行会议总结和记录并保存，以便随时查找和对比、检查实施等功效，重申会议任务、期限、人员。
会议记录没有备份，不给与会者发放会议记录。
会议后没有有效的贯彻和实施会议内容，缺乏监督的工具，实施的步骤、任务的执行等。
当会议任务完成后或目标达到后，会议所设立的委员会等机构仍然存在，善后工作没有人去处理。
当天发放会议记录，明确与会者的职责、完成的期限等。
任务或职责下达后要实施有效的监控，组织实施，配备实施的设备工具、资源、条件等，保证所有的议程得到贯彻和执行。
对会议设定的项目、内容、任务等及时总结，工作结束后，相关人员的职责相应解除，设立的委员长会等机构职能撤销，不要浪费人力和物力。
方法之四：有效计划
原因分析
不明白计划的重要性。
没有制定和形成一套计划的系统。
总觉得没有时间制订计划。
缺乏自我控制，放任自己的懒散。
害怕对自己许下承诺，不能保证完成。
改进方法
周全的计划不仅仅节省时间，还能使工作圆满、优质地被完成，良好的计划是成功的一半。
建立包括计划目标、完成标准、最后期限、优先顺序的一套计划体系。
必须在刚开始时花费一定的时间去计划，才会对工作做到心中有数，起到事半功倍的结果。
严于律己，对自己有奖有罚，经常激励和要求别人监督和检查，只有严格要求自己才能成就大事，放任和懒散只会毁了自己的事业。
对自己的事业和能力充满信心，敢于承诺和保证，也才能知道自己的事业到底能做到多大。
制订计划没有相应的目标和标准。
没有指定工作的优先顺序，把所有的工作都排上并试图都完成。
计划赶不上变化。拟定计划没有用，或几天就可以完成的任务没有必要拟计划。
不必计划，一切由秘书负责安排我的工作。
有目标和标准的计划才是真正的计划，才是可行的实际的计划。
必须把所有的计划按照紧迫性、重要性等进行划分，制订自己的优先工作次序，与要实现的目标紧密相连。
每天的计划都有一定的预留时间来处理变化或危机、偶然事件等，针对短期的行为做计划也是必要的，这些都会减少经济的损失以及时间的损失。
自己最清楚自己的目标和标准，秘书只不过是提醒你、帮助你。最终的计划还是要自己决定。你的时间安排、工作的重要程度，只有你才能与你的目标挂钩。
方法之五：克服条理不清
原因分析
从不整理和思考自己的思路，没有认识到条理的重要性。缺乏形成一套清晰有条理的思路。
由于工作内容和时间没有条理，故不知如何安排时间，没有条例性的时间计划，每天都在瞎忙。
认为没有计划性的安排，目标照样能完成。喜欢随意、无拘束，并总以危机出现为理由。
善于行动，不愿意思考和整理工作，决国导致盲目的行动。
由于害怕承担义务和责任，不愿意将工作细分和条理化，因此导致工作缺乏具体说明和优先顺序。
改进方法
认识到条理清楚的状态下，时刻对自己的工作和任务进行反思，整理和形成一套有效的、有条理的思维方式。
重新对工作和需要的时间进行目标、优先顺序、每日计划等的整理和思考。首先忙最重要的事，一定要抽时间进行工作时间的条理化。
为预计危机的出现