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邮报管理作业规范
壹、目的:明确邮报管理作业流程,以提升作业效率。
贰、适用范围:各分店。
叁、邮报操作流程:分邮报名条设定、退件处理、空投率追踪与统计分析等四大作业流程。
肆、邮报名条设定:
一、隔周一电脑自动生成S309-1报表,报表中会员资料状态设定为状态"1"、"5",
卡片级别"1"、"2"、"3"、"8"会员资料。
二、正常情况下,分店依距今时间设定一级商圈45天,二级商圈60天,三级商圈75天列
印报表,报表交店总经理确认,由客服经理填写邮报印刷数量预估表(如附表一),
送店总经理核准,于周一15:00以前由店助以电子邮件报总公司营运处核定,原件
交客服助理存档备查。
三、如分店有派发邮报,在设定名条时,电子资料作业人员须锁定派发区域。
四、总公司核定后,分店电子资料作业人员于周三依营运处核定之邮报名条设定条件,
生成名条数量由客服经理填单交店总助理,店总助理填写邮报印刷数量确认表(如
附表二),送店总经理核准,周四用电子邮件报总公司营运处、行销处。
五、自派邮报名条设定生成与邮递邮报同步,设定条件依分店需求自定。
六、名条生成后的新办卡、状态"5"转状态"1"、状态"6、8、9"转状态"1"名条
列印操作流程如附表三。
七、列印名条注意事项:
(一)周三生成名条前,电子资料作业人员须与会员资料专管员联系,证实退件已全部
锁入状态"6"。
(二)名条列印。
电子资料作业人员列印名条务必切实按邮编分区列印。
2、名条列印务必工整(放纸须规范),若发现有歪斜或不完整须重新列印或补
印。
3、字迹清楚易辩(列印前检查墨盒、针头是否完好)。
4、数量与上报总公司"名条确认表"数量相符(新办卡除外)。
5、列印完毕后,务必认真检查确认无误后方可送至包装厂。
(三)不定期抽查包装厂事宜。
1、名条裁切。
(1) 依邮编分别裁切。
(2) 裁切精准整齐(不可歪斜)。
(3) 若有切坏或发现列印问题,务必通知分店客服部重新列印或补印。
2、名条粘贴。
(1) 依邮编粘贴并分区堆放。
(2) 粘贴工正、平整、牢固。
3、封装。
(1) 依邮编分别封装堆放。
(2) 小心轻放,保持信封完好(不可有破损)。
(四)当邮寄数量与上报营运处之"名条确认表"中的数字有出入时,请告知行销处,
以便请款作业。如:0301期"名条确认表"中邮寄数量为50000个,列印时多22
个,再加上新办卡补拉500个名条,实际为50522个,请将多出的522个告知行销
处。
(五)名条列印完毕后,将实际数量记录于名条列印数量签收簿中(如附表四)。包
装厂(或邮局)人员领取名条时,请其签字确认,每次作业完成后交客服经理
审核。
(六)分店自派邮报名条数量、新办卡、状态"5"转"1"、状态"6、8、9"转
"1"名条数量同样也填写在附表三上,名条交由会员资料专管员签收。
伍、退件处理:
一、邮报退件处理流程如附表五。
二、新办卡邮寄邮报状况查核:
(一)新办卡邮寄邮报如有退件,参照退件处理流程。
(二)每档期汇总新办卡数量及退件数量,将退件原因及相关责任人记录在新办卡邮
寄状况记录簿中(如