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也许你已经在 Excel 中完成过上百张财务报表,也许你已利用 Excel 函数实现过上千次
的复杂运算,也许你认为 Excel 也不过如此,甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得
心应手的使用方法只不过是 Excel 全部技巧的百分之一。本专题从 Excel 中的一些鲜为人知
的技巧入手,领略一下关于 Excel 的别样风情。
一、建立分类下拉列表填充项
我们常常要将企业的名称输入到表格中,为了保持名称的一致性,利用“数据有效性”
功能建了一个分类下拉列表填充项。
Sheet2 中,将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输
入不同列中,建立一个企业名称数据库。
A 列(“工业企业”名称所在列),在“名称”栏内,输入“工业企业”字符后,按“回车”
键进行确认。
仿照上面的操作,将 B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……
Sheet1 中,选中需要输入“企业类别”的列(如 C 列),执行“数据→有效性”命令,
打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中,单击“允许”右侧的下拉按钮,选中“序列”选项,
在下面的“来源”方框中,输入“工业企业”,“商业企业”,“个体企业”……序列(各元素之间用
英文逗号隔开),确定退出。
再选中需要输入企业名称的列(如 D 列),再打开“数据有效性”对话框,选中“序列”选项
后,在“来源”方框中输入公式:=INDIRECT(C1),确定退出。
C 列任意单元格(如 C4),单击右侧下拉按钮,选择相应的“企业类别”填入单元格
中。然后选中该单元格对应的 D 列单元格(如 D4),单击下拉按钮,即可从相应类别的企业
名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。
提示:在以后打印报表时,如果不需要打印“企业类别”列,可以选中该列,右击鼠标,
选“隐藏”选项,将该列隐藏起来即可。
二、建立“常用文档”新菜单
在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单,将常用的工作簿文档添加到其中,方便随时调用。
,选“自定义”选项,打开“自定义”对话框。在“命令”标签中,
选中“类别”下的“新菜单”项,再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。
按“更改所选内容”按钮,在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。
“类别”下面任选一项(如“插入”选项),在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选
项),将它拖到新菜单(常用文档)中,并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等),建立
第一个工作簿文档列表名称。
重复上面的操作,多添加几个文档列表名称。
“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等),右击鼠标,在弹出的快捷菜单中,
选“分配超链接→打开”选项,打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮,
定位到相应的工作簿(如“”等)文件夹,并选中该工作簿文档。
重复上面的操作,将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。
“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时,只要展开“常用文档”菜单,单
击其中的相应选项即可。
提示:尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单