广东省外贸办公自动化解决方案.doc

广东省外贸集团
办公自动化解决方案
目录
第一章用户需求 5
背景 5
用户需求 5
第二章方案设计 7
总体设计 7
设计介绍 8
信息管理平台优点 10
高可用性和可靠性 10
先进性和成熟性 10
安全性和保密性 11
易操作性 11
易于维护和扩充 11
保护现有投资 11
应用快而节省投资 11
第三章使用后的效果 13
优化手工处理模式,简化业务处理流程 13
处理复杂的公文流程 13
实现数据安全性 14
与其它的办公软件进行良好集成 14
简化数据录入,减少数据录入时间 14
安全电子身份认证 14
定义个性化界面 15
实现远程办公和移动办公 15
第四章产品基本功能简介 16
总体架构 16
人事管理 17
信息传递 18
用品管理 21
网络邮件 22
日程任务 24
公用文档 25
工作流程 26
收发文管理 27
收文管理 27
催办督办管理 28
发文管理 28
会议管理 29
档案管理 31
消息提醒 31
控制面板 31
定制模块 33
第五章系统运行环境 34
服务器 34
客户端 34
第六章产品服务承诺 35
售后培训 35
日常维护 35
现场服务 36
个性化服务 36
升级服务 36
研究成果更新 37
用户需求
背景
世界各国积极倡导的“信息高速公路”的各个领域中,“电子政府”被列在第一位,可见政府信息化是社会信息化的基础。
自1998 “政府上网工程实施方案”以来, 热潮,很多地方政府以为只要建一个网站,发布一些法规信息,政府公告,就实现政府政务公开,政务信息化了。而没有后台的整个政府办公,政务处理的电子化的支持,.建成的网站则多数只是一些网页,信息的发布不够及时,只是起到了简单的宣传作用。
2001 年,国务办对政府信息化做出了明确规定,要求信息化必须做到“三网一库”,即供内部与上级使用和交流的内部网、做到政府职能上网的外网、当地政府横向联系的专网、以及后端一个共享的数据库。
到目前为止,政府信息化项目一直是遵循着这样的主线纵深发展的:内部的办公自动化- 部分职能管理部门的业务处理电子化。电子政务是一个综合的信息系统,它不同于简单的在WEB 站点发布信息,而是能够有效地处理机关内部的流程、协作、信息利用和交流,即首先实现机关内部办公自动化,并在此基础上将服务的对象从政府机关内部扩展到其他机关、团体、企业和社会公众(即信息发布和动态交互式信息服务)。这二者应该无缝集成,缺一不可,密不可分。
用户需求
广东省外贸集团作为省级企业单位,本次项目主要目的是要建立内部的自动化办公系统。根据本次对用户各部门的了解后,各部门的主要需求如下:
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主要是满足:对上级主管部门及对下属单位公文的流转、归档、会议管理、文秘处理事项。
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主要是满足:内部报销处理、下属单位财务数据上传、与财务软件接口。
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主要是满足:市场信息调研
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主要是满足:党办、工会、纪检工作,文件处理:请示、报告、批复、分类处理,工会党群情况交流、纪检信息保密。
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主要是满足:广东省外贸集团直属物业日常管理;
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主要是满足:固定资产管理、成员资产管理、成员财务数据收集及统计;
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主要是满足:统一人事信息管理、人员变动情况审批(包括下属企业);
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电子邮件(个人及部门)、内部及下属单位通讯薄、信息交流、文件共享、日常(劳保)用品管理。
A. 检查、督促本单位各项决议、决定、重要工作部署和本单位领导同志重要批示的贯彻执行情况,并传达上级政府公文报告。
B. 处理各部门报送本单位的文电,草拟、审核以本单位名义发布的文件,负责本单位重大活动的组织安排。
C. 根据本单位工作部署和本单位领导同志的指示,组织相关的调查研究,及时反映情况,提出建议。
D. 收集、编辑、报送上级或本单位领导参阅的信息资料。
E. 协助本单位领导同志组织处理需由本单位直接处理的突发事件和重大事故。
从上述业务职责我们可以看出,广东省外贸集团日常的业务工作就是“办文”、“