公司规范化办公程序的若干管理规定.doc

公司规范化办公程序的若干管理规定.doc公司规范化办公程序的若干管理规定规范化办公程序的若干管理规定一、文书处理程序:目的:为进一步加强和健全企业综合档案管理工作,规范文件的收集、整理、立卷、归档程序,以保持企业的档案材料完整齐全,能更好的维护企业利益,反映企业的历史面貌,记录企业的业绩,为企业开拓经营提供服务。参考文件:总公司《档案管理办法》、《经济档案管理办法》( ×× 字[2002] 第111 号)附件:《档案库房管理制度》《档案补充修改制度》《档案借阅及档案材料复印制度》《档案鉴定与销毁制度》《档案的统计制度》《综合档案归档范围及保管期限》《工程经济档案内容及责任分工》(一)收文: 1、上级机关下发的文件资料,应由综合办及时分类、签收、登记、编号。各部室直接收到和带回的文件,应及时送到综合办统一登记处理,各部室和个人不得自拆、自收、自办,综合办及时督促催收。 2、综合办收到文件后,应按照 ISO14001 及OHSAS18001 的有关程序及时办理收文手续和文件承办单,确保做到平件不隔日,急件立即办,不得积压。 3、文件由公司领导批办后,按有关批示及时转交承办部门签收办理,并将承办结果及时反馈到综合办,通过综合办反馈到有关领导。综合办做好督办事项的登记。 4、文件传阅要严格登记手续,加速公文运转,每份文件在传阅者手中一般不超过一天。阅文者应在《文件承办单》上签字,并及时送还综合办。 5、涉及几个部门合办(合阅)的文件,要按公司领导的批示意见交由主办部门组织办理,并负责在办完后立卷归档。 6、严格保密制度,按照文件的密级加强管理, 按照文件规定的范围传阅,任何部门和个人不得丢失文件和外传泄密,若丢失文件发生,应立即逐级上报,严肃处理。(二)发文: 1、钢结构工程分公司公文文号主要有“×× 字”、“×× 党字”、“×× 工字”、“×× 团字”。2、行文办理程序包括拟稿、会签、核稿、签发、编印、校核、用印、登记、分发等,均要有相应人员签字。 3、凡以公司名义上报的各项请示报告文件以及对外发出的正式文件,均按业务性质归口,由主管部室的主办人员起草拟稿,经本部室负责人核稿报呈公司领导签发。如需其他部室会签的文件,由主管部室会同相关部室会签,会签后再报公司领导签发。 4、拟稿需按照公司统一要求的格式,使用统一规定的发文稿纸,书写清楚,并连同手稿、附件,经公司领导签发后,由主管部室送综合办编发公文文号并打印分发。 5、文件、资料、报表的打印,要严格按有关规定办理,主管部室负责校对,公文应在最后打印打字员、校对员的姓名。 6、发文后,原稿连同附件交还主管部室,由专人负责保存、催办、立卷和归档。(三)归档: 1、公司设立档案室,配备专职档案管理员,其它各部室设立兼职档案人员(各部室资料员、内业),档案室归口综合办。 2、归档程序包括收集、整理、鉴定、排列、装订、编号、编目等程序, 专、兼职档案员均应按以下步骤归档。( 1)收集:对经核对已齐全的收发文件由档案室协助立卷部门确定立卷范围,删除不需归档文件。( 2)整理:遵循文件材料自然形成规律,保持文件之间的有机联系。档案室协助各部室对应归档文件进行分类,公司全部档案共分为十一类,即:综合类、党群工作类、行政管理类、财务管理类、审计类、生产经营类、建筑工程类、设备仪器类、科学技术类、建筑设计类、人事档案类。( 3)档案价值鉴定:对各部室分类后的文件,根