关于会议沟通模式知识讲义( PowerPoint 35页).pptx

Part 7 Running Meetings
会议沟通
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第七章 会议沟通
群体沟通的优缺点
组织和参加会议
会议沟通模式
明确会议目的
性和相异性的平衡
竞争性和合作性的平衡
任务导向和过程导向的平衡
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四、明确与会者角色职责
[自我检测]
根据你所了解的群体沟通性质，你认为作为会议主席有哪些责任?在会议中，你假设作为与会者，又有哪些责任?你怎样能够受益于会议和其他小组成员的讨论?
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1. 会议主席角色
情形一：
某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司总经理担任会议的主席。在会议进行过程中，公司负责市场工作的副总经理提出，公司明年的市场营销重点应从“以稳固国内市场为主〞转向“以开拓国际市场为主〞。他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通过。但在会议进行过程中，负责市场营销的部门经理、副经理对这个设想提出了反对意见，他们认为国内的市场潜力还很大，而企业的资金实力不够，如让其全面开花，还不如采用“各个击破〞的方略，先在国内市场取得绝对优势地位。结果双方争论得不可开交。
如果你是会议主席，面临与会代表这种相争不下的局面，你准备如何解决?如果最终需要你就这次分析会议作总结，你又如何对“市场营销的重点〞问题作总结?
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会议主席角色
情形二：某高校科学馆会议厅内正在召开“中国二十一世纪的管理教学开展趋向〞的研讨会。会议进行期间，就MBA教育的开展方向问题，不同的与会者提出了不同的看法，有的认为MBA教学应该以“案例教学〞为主；有的那么认为应以理论修养的培养为主；也有的主张像美国哈佛商学院那样采用大量的案例教学，甚至可以取消传统的教师讲解的形式；……这些不同观点在讨论过程中，争论得比较剧烈，眼看讨论时间将近尾声，但与会代表为了充分表达自己的主张，很难“刹车〞。
如果现在你是这次研讨会的主席，面对这种不同主张分立的局面，你如何应付这种局面?你又如何就研讨的问题作总结?
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会议主席的职责
会议控制
·决定讨论主题；
·明确讨论范围；
·确保人们围绕主题依次发言；
·尽可能做到公正，尽全力防止与会者的争论；
·确保其他成员了解会议进展情况。
会议引导
·识别主题/问题；
·交换和开发建议；
·评价不同方案；
·选择行动方案〔5W1H〕。
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会议主席的职责
促进讨论
讨论，提问
处理不同意见
·对争论双方或各方的观点加以澄清；
·分析造成分歧的因素；
·研究争论双方或各方的观点，了解协调的可能性；
·将争论的问题作为会议的主题之一，展开全面的讨论，以便把会议引向深入；
·假设分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议程进入下一项。
作出决定
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常用的介绍方法： ◆ 自我介绍 ◆ 互相介绍  ◆ 主席介绍 ◆ 名片介绍 会议中可应用的技巧： ◆ 造成“我群感〞； ◆ 对所有与会者参加会议的目的进行深入、细致的研究，并对不同的目的加以分组和归类； ◆ 处理好会议的显在目标与潜在目标的关系，并在会议中尽快实现近期目标和较易到达的目标；  ◆ 利用与会者的经验、专长； ◆ 对与会者的错误采取宽容态度。
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得分为27分或27以下，您的会议主持得很好
得分在36以上，可能预示您在主席角色方面存在某些问题
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2. 与会者的角色
决定是否需要出席会议
准备
准时与会
就某些疑点或模糊问题征询清晰解释
给出信息时，力求精确切题
倾听
支持他人
确保公平参与
反对要有根据
以能提高团队绩效的方式行事
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会议参与自我评估问题单
得分为30或30以下，您的参与状态良好
得分在40以上，可能预示您对于会议及您在其中的角色有某些问题
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五、会议的组织准备工作
CHECKLIST: Preparation
1. Make action plans:
What are your s