东莞市新千代家具有限公司.doc

东莞市新千代家具有限公司
订单处理程序
目的
为了确保本公司在接受订单/合同之前,对客户的所有要求都已明确,并且有能力满足客户要求和有计划地安排产品生产,特制定本程序。
适用范围
本程序适用于本公司业务部和相关部门识别客户的各种要求,并进行相应评审的过程。
定义
常规订单:客户要求订购的产品符合本厂现有产品的规格、型号。
特殊订单:客户要求订购的产品不符合本厂现有产品的规格、型号。适用工程性订单。
职责
财务部(或总经理):审批特殊价格,特殊规格/型号产品的订货单。
业务部:,审批常规订货的订货单;
;
。
d负责与客户的所有联络工作以及签订营销合同或订单。
生产部:负责对客户要求中的交货期,产品工艺结构等方面的评审。
品管部:负责对客户要求中有关品质要求(包括计量仪器的使用),物理性能,成分,外观质量等等方面的评审。
设计部:负责对客户要求中的有关要求(外观,工艺等)方面的评审。
采购部:负责物料供应情况的评审。
程序

跟单跟单人员收到客户(电话,传真,口头)常规订单后,先检查成品仓的有关库存,是否有足够数量的存货:
1)有存货:就产品型号,数量,颜色,价格,货款,交货期,运输方式,交货地点等要求与客人达成一致,随即转记入公司电脑系统“销售订单”中,原则要求客户进行确认后签字回传,并存档。
2)无存货:先与生产部排单员联系,明确交货期等事项,并与客户达成一致后,在“销售订单”上做好记录,原则要求客户进行确认后签字回传,并存档。
(工程单)
1)业务部收到客户特殊订货要求时,在客户订做合同书(订货单)写明特殊订货要求,必要时附客户提供资料(样品,图纸,交货期等)。
2)业务部就订货单中有关内容组织生产部,设计部、品管部就产品的生产工艺结构,交货期;产品规格,图纸;成分,物理性能,外观质量进行确认签字;与采购部就物料供应及时性进行确认签字;
过程时限不超1天。与财务部经理或副总以上领导就报价,运输,付款方式等进行确认签字;过程时限不超2天。订单评审完全无误后由业务相关人员与客户达成一致后,在“销售订单”上做好记录,原则要求客户进行确认后签字回传,并存档。
3)业务部在客户确认时,应要求客户预付至少30%定金,待定金到账时(合同或订单生效) 然后下下单指令安排生产。

1)若公司因生产或物料等原因,不能按时出货,需要延期交货时,生产部或采购部(外购产品,如饰品)应提前2天以上书面通知业务部延误交期原因,业务部人员接到书面通知应立即与客户联系,取得客户的同意后,在“销售订单”或有关合同上注明更改内容以及达成的更改结果。原则要求客户进行确认后签字回传,并存档。并在书面通知上对生产部或采购部做出明确回复。如客户不能接受,业务相关人员在书面通知上对生产部或采购部做出明确回复。生产部或采购部必须协调按时完成。否则要对相关负责人予以处罚,并承担相应损失。
2)若根据公司实际情况需要分批出货时,应立即联系客户,待客户同意后方可出货。并将所更改的内容详细注明在“销售订单”或有关合同上,原则要求客户进行确认后签字回传,并存档。如沟通之后客户不能接受,必须按原