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浅析内部控制中不相容职务分离
摘要:财务会计管理最主要的一项工作组织原则,就是对不相容职务实行分离控制,本文首先阐述了不相容职务相分离控制的主要内容,然后通过实务中的事例分析了不相容职务相分离的具体要求,最后总结出不相容职务相分职务的方法,就是从组织设计以及职务安排上进行分离,将不相容职务分别安排给不同人员、甚至不同部门,以形成一个可以相互监督、相互牵制、相互核查的业务机制。不相容职务相互分离控制主要有:
授权批准职务与业务经办职务分离
比如,有权决定材料采购的人员不能兼任采购员职务。但在实际工作中,存在既是单位的供应科长又同时去亲自采购的现象。如某企业物资部门主管同时也兼任采购员,利用职务之便,高价购买其亲属开设的公司所生产的产品,从中获取了不少利益。这就是利用了不相容职务未进行分离造成的内部控制缺陷,从而谋取私利的典型案例。
业务经办职务与稽核检查职务分离
例如:现金出纳、会计与稽核职务相分离,采购员与库管员职务相分离,库管员与盘点稽核人员职务相分离,采购职务与验收、付款职务相分离,现金保管职务、会计记账职务与审计职务相分离等,使出纳、会计、采购、保管等业务执行人员都受到应有的监督。同时也应使稽核、审计人员处于相对客观、独立、超脱的地位,保证监督质量。
业务经办职务与会计记录职务分离
企业要将业务执行和记录职务分离,不应该让员工自己记录自己经办的业务。比如:企业的会计绝对不能兼任销售人员,对自己的销售行为进行会计账务处理;企业的会计也绝对不能兼任采购员,对自己的采购行为进行会计账务处理。如果不进行职务分离,业务执行的过程和结果就缺乏了在记录时所应该进行的复核和确认。业务经办职务与会计记录职务相分离是企业实施内部控制最基本的要求。
财产保管职务与会计记录职务分离
会计和出纳相分离是一个最基本的不相容职务分离,1985年我国第一次颁布的《会计法》里,就把“会计不能兼出纳”用法律形式固定下来。但在一些企业,虽然做到了出纳和会计不相容职务的分离,但财务人员对这一制度认识不足,双方没有制衡机制,工作不分家,出纳不在会计顶、会计忙了出纳帮,办理各种业务的印鉴满桌子乱放;还有的单位,一个人负责固定资产和存货的保管与明细账卡的登记工作,表面上账实相符,但时间长了,难免产生资产盘亏和流失。所以,为了财产物资管理,防止财产物资的流失,必须建立货币资金及其他资产业务岗位责任制,明确岗位职责权限,配备合格会计人员,确保会计、出纳职务分离。
业务经办职务与财产保管职务分离
企业财产物资的保管职务应该与实物核对和财务盘存职务相分离。如果一个企业的材料采购员既负责材料采购又负责入库保管,身兼数职,缺乏内部牵制和监督,那么就有可能给经办人员创造舞弊的机会,形成职务犯罪的隐患。所以商品存货的保管、收发必须由专人负责,并建立账卡进行数量核算,相关人员不得兼任采购或销售,也不能担任会计部门有关存货总账、明细账的登记职务。
3不相容职务相分离控制可能存在的缺陷
企业在内部控制的实际运行中,不相容职务相分离控制会出现一些控制失效的现象,如:
。一个有效的不相容职务相分离制度,在很大程度