IT市场年会会议流程管理手册.docx

This model paper was revised by the Standardization Office on December 10, 2020
IT市场年会会议流程管理手册
2005年中国IT市场8同传设备安排29工作证
30车辆及运输人员安排来宾停车场预定31安排兄弟单位到场布展及彩排32与参展兄弟单位的联系
33与7家参展媒体的联系34场地布线
人员：（括号为该人员负责任务）
分管领导：
组长：王晓东（1、2、3、4、5、6、7、8、9、11、12、14、15、16、17、19、20、23、24、26、31）
副组长：
组员：张金海林琳田苑、鲁卫
（2）招商组
职责：负责整个会议正常进行的一切经费保障工作
任务：1招商方案制作2招商合同制作3明确对厂商的要求4邀请及确认赞助商发言人5邀请厂商参会人员
6接待厂商贵宾7引领贵宾签到及进入会场8收集及确认厂商演讲文稿或PPT9收集及确认厂商展板展品
10收集及确认厂商会刊资料和广告11收集及确认厂商LOGO12收集及确认厂商现场发放资料
13会后厂商宣传跟踪14落实合同收款
人员：（括号为该人员负责任务）
分管领导：
组长：
组员：
（3）秘书组
职责：负责整个会议正常进行一切资料保障工作。
任务：1新闻总稿2分类深度报道3资料内容撰写（会刊、摘要、简介、邀请函）4资料内容收集确认
5资料内容设计6资料印刷7部领导、院领导、公司领导讲话稿8主持人串词9公司报告PPT制作10其它PPT制作（演讲人名录、图片）11演讲人演练12主持人演练13年会综合总结报告14提供获奖厂商名单
人员：（括号为该人员负责任务）
分管领导：
组长：
组员：
（4）综合组
职责：负责整个会议正常进行的一切人员邀请接待保障工作。
任务：1部、院领导邀请2公司领导参会通知3媒体记者邀请4用户代表邀请6报到表设计制作9部院领导及厂商贵宾接待10普通厂商代表接待11媒体记者接待12外宾接待13胸花购买14胸花佩戴15参会胸卡发放
16签到本笔购买17名片收集18资料装袋、发放19大门迎宾20签到处迎宾21会场迎宾22贵宾室迎宾
23会场秩序维持24提供桌签名单25桌签名单摆放次序26会前广告投放27会后媒体宣传28奖牌的制作
人员：（括号为该人员负责任务）
分管领导：
组长：
副组长：
工作人员：
1、贵宾邀请：
2、参会代表邀请：
3、媒体工作：
4、海外媒体及来宾邀请：
5、会议礼品及用品购置：
分期落实计划
（当日安排见第三章）
（1）、会务组：
时间段
时间
工作内容
责任人
备注
前期准备
（-）
第
一周
-
布展方案设计
王晓东
-
再次与酒店确认各项事宜，完成申报手续
王晓东

布展方案比稿
第
二
周
-
布展方案研修改、确认
*总定稿
-
确定参展兄弟单位、明确要求
-
联系参展兄弟单位、解决问题（媒体7家，其余4家）

落实其它组情况，提交会议预算。
第三周
-
确定摄影摄像
公司配合
-
确定礼仪服务人员
-
厂商LOGO落实，提交布展厂商
-
再次确定会议当日现场流程
马总提供
-
制作工作证
-
收集桌签名录，传真至酒店;来宾停车位预定。

向其它组收集PPT,装入笔记本，确定笔记本及
控制人员。
相关人员提供
内部彩排

开会确定本组彩排人员

公司内部彩排，布置场地，调试设备，安排顺序

兄弟单位彩排
现场彩排

再次向招商组落实厂商布展资料

资料运输至会场

布展

确认桌签，引领牌等事宜，礼仪小姐培训

设备调试、彩排

进行现场彩排导演、协助其它组熟悉场地。
协助兄弟单位彩排熟悉场地

各组就位
后期服务
（-）
-
结清第三方费用，相关资料留底备用
（2）、招商组
时间段
时间
工作内容
责任人
备注
前期准备
（-）
第
一
至