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文档管理得心应手柯尼卡美能达文档管理解决方案解析
随着企业的不断发展壮大,企业相关的文档文件数量往往会呈指数级增加。面对堆积如山的文件,数据冗杂的企业内部数据库,如何将这些涉及企业机密和商业计划的文件管理好,成为摆在企业管理者面文档管理得心应手柯尼卡美能达文档管理解决方案解析
随着企业的不断发展壮大,企业相关的文档文件数量往往会呈指数级增加。面对堆积如山的文件,数据冗杂的企业内部数据库,如何将这些涉及企业机密和商业计划的文件管理好,成为摆在企业管理者面前的一道难题。这种情况下,企业往往会选择采用一套成体系的文档管理解决方案来解决这些问题。
而作为老牌的办公文印厂商,柯尼卡美能达自然在这一类数字解决方案产品上能拿出值得一提的产品。其推出的文档管理解决方案就能够很好地帮助企业梳理内部文档,让文档文件更加有序的被管理起来,并在有需要的时候可以被快速调出使用,降低管理者的管理难度与企业日常运营成本。
企业文印行为管控
企业的日常文印作业是否管控得当,直接关系到企业日常的文印成本开销与办公效率。在这一点上,该解决方案为企业管理者提供了许多实用的功能。
日志记录
通过配合文印认证设备,可以在员工进行文印身份认证的同时记录操作人员及设备信息,记录所有在复合机上的复印、打印、扫描、传真和电子邮件作业内容,帮助管理人员了解员工在设备上的所有操作,并对一些不适宜的行为进行拦截管控。
文档安全保障
该解决方案可以通过底层驱动技术实现文件的加密解密,在不改变用户原有的工作习惯的前提下,图纸和文档在新建、修改时自动加密。支持添加自定义文件类型加密,用户通过QQ、邮件、U盘和网盘等非法方式将加密图纸和文档传至外部,将无法打开,保证公司机密资料安全。提供对加密文档的阅读和打印添加水印功能,通过自动添加安全警示及版权标识信息来禁止文件非法打印、截屏,降低屏幕錄制和自主打印所带来的泄密风险。
企业文件数据库管理
想要管理海量的企业文档数据,一些优质实用的管理功能必不可少,这些功能往往能让企业在必要时更加方便精准地调出数据库中的相关文件,同时让负责文档管理的工作人员在日常工作中事半功倍。
智能归档
在处理不同类型的文档文件时(如报销单、发票等),可以预设各种文档模板,可实现将各种不同格式的文档混合批量扫描,OCR识别区域字符或者条码,由系统按照定义的规则自动将扫描后的文档分类,根据识别结果命名、归档存储在集中的管理平台,方便后续查询。
关键字/索引查询
用户的作业内容会通过OCR识别后生成可检索的PDF文件存储在服务器上,从而支持通过关键字搜索文件,查看文件被打印复印的情况,也可以查看具体员工或部门打印、复印、扫描和传真发送的内容。
除此之外,柯尼卡美能达解决方案还可以按照文档的属性对文件进行分类。由业务状况和系统使用者来决定哪些类别属性对设置文档索引以及系统中类别和索引的数量不做限制。这一功能类似于Windows的文件夹结构整理文档和内容,根据客户、项目、地点、流程和文档类型等将文档合并到文件夹中。
流转分发
文档管理解决方案的另一个优势,就体现在文档的流转分发上。传统手工流转效率低下,容易出错,如果通过外部网盘等渠道发送,则存在安全